Poucos males são tão ou mais prejudiciais para uma empresa quanto a desorganização das contas e do dinheiro. Se você já percebeu que esse é o caso da empresa que você gerencia, uma boa notícia: dá para “arrumar a casa” com um processo chamado fluxograma financeiro.
Trata-se de uma ferramenta altamente eficaz, que, se aplicada corretamente, vai fazer com que o setor financeiro tenha uma visão ampla, detalhada e, mais importante, real de como andam as contas da empresa.
Neste artigo, vamos procurar entender melhor o conceito de fluxograma financeiro, bem como apresentar sua importância, suas etapas e todos os pontos de contato deste processo com outros setores da organização.
O que é um fluxograma financeiro?
Um fluxograma financeiro é uma representação gráfica que descreve o processo de movimentação financeira em uma empresa e ilustra as maneiras com que o dinheiro entra e sai das contas da instituição.
Entre suas principais características estão a identificação das fontes de receita e de despesa, investimentos, fluxo de caixa, etapas de cobrança, dentre muitos outros aspectos, sobre os quais veremos com mais detalhes.
Com essa representação visual, as empresas podem tomar decisões baseadas em dados, identificar áreas de melhoria e garantir o controle financeiro adequado, evitando assim problemas muito comuns na área financeira das empresas. Problemas estes que são a principal causa da mortalidade de muitas empresas ainda em seus primeiros anos de operação.
Além de uma ferramenta de análise e gestão de contas a receber e pagar, um fluxograma financeiro é uma ferramenta estratégica muito importante para a organização.
Fluxogramas financeiros podem se apresentar tanto em formas simples, contendo apenas informações sobre contas a pagar, a receber, e seus devidos status, quanto em formas complexas, incluindo fornecedores, bancos, notas fiscais e outros itens que adicionam um pouco mais de complexidade ao processo.
Por que é importante ter um fluxograma financeiro?
Logo de início já podemos inferir que um fluxograma financeiro tem como principal benefício permitir que o gestor consiga ter uma visão bastante transparente do negócio, podendo literalmente ver por onde o dinheiro passa. Ter essa perspectiva é fundamental para tomar decisões assertivas e certeiras.
Além disso, um fluxograma financeiro é a consolidação de um padrão operacional, e isso significa que todos os colaboradores que lidam com o financeiro devem seguir os mesmos passos, na mesma ordem. Na prática, isso pode ajudar a mitigar vários tipos de problemas.
Outros benefícios reforçam essa lista, como, por exemplo, economia de tempo na realização das etapas dos procedimentos de registro financeiro e também no esclarecimento de eventuais problemas ou atrasos. Lembremos sempre de que ganhar tempo significa quase sempre ganhar dinheiro.
Quais são os processos do setor financeiro?
Fluxogramas, como já vimos, são representações visuais das etapas, atores e processos em um setor financeiro. Mas quais seriam essas etapas e o que cada uma delas significa? Acompanhe:
Entradas e saídas
Montante de recursos que entra e sai do caixa da empresa, na forma de receitas a receber e contas a pagar. Algumas variáveis atuam nesse tipo de processo, como valores, quem pagou, quem recebeu, como foi feita e registrada essa transação, dentre outras.
Atividades e trâmites
Permeiam entradas e saídas. Por exemplo, análise e aprovação ou rejeição de pagamentos (tomadas de decisões importantes), baixas de valores recebidos, controle e envio de informações para determinado setor, dentre outros exemplos.
Documentos
Fluxo de documentos financeiros e contábeis nos processos de contas a pagar e receber. Aqui entram notas fiscais, boletos, faturas, contratos e outros que possam fazer parte de transações específicas.
Prazos
Cada etapa tem um prazo para ser cumprida pelos responsáveis do setor. Esses prazos podem ser internos e definidos pela própria empresa, segundo as políticas instituídas, ou externos, como faturas e aqueles estabelecidos pelos bancos, por exemplo.
Responsáveis
Cada colaborador do setor financeiro tem um papel dentro desse fluxo, sem falar nas responsabilidades decisórias dos gestores. Um dos objetivos do fluxograma é tornar claro o que cada um deve fazer.
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O que é e quais são os benefícios de utilizar um fluxograma de cobrança
Se analisarmos o setor financeiro de qualquer empresa, veremos que as ações de cobrança são as de papel mais estratégico. Por isso, no escopo de um fluxograma financeiro, é fundamental que se use um fluxograma de processo de cobrança.
Da mesma maneira do que o seu “irmão” mais genérico, o diagrama de fluxo de cobrança é uma representação do processo, etapas, atividades e pessoas envolvidas em processos que atuam, principalmente, em um fluxo de trabalho de recuperação de dívidas.
Em outros termos, trata-se de uma estratégia de análise de contas a receber com vistas à proteção do fluxo de caixa da empresa. Alguns dos principais benefícios são:
- Reduz a inadimplência e, por consequência, aumenta o faturamento da empresa.
- Torna o processo de cobrança mais eficiente, facilitando assim toda a cadeia da gestão financeira.
- Permite a automatização dos processos de cobrança, que os torna mais rápidos e eficientes, diminuindo a carga de trabalho e a necessidade de colaboradores exclusivos.
Como implementar um fluxo de cobranças eficiente?
Tendo em vista a importância do mapeamento dos processos de cobrança, como seria então a implementação de um fluxograma de cobranças? Separamos para você algumas etapas essenciais:
1 – Dados e históricos
Todas as informações e documentos do cliente devem ser mobilizados, de maneira que as partes envolvidas na cobrança e os atores do fluxo estejam sempre cientes e “na mesma página”.
2 – Estabelecimento de uma régua de cobrança
Réguas de cobrança são uma ferramenta de comunicação bastante eficiente e versátil. Por meio dela, é possível programar os pontos de contato e as mensagens de cobrança que o cliente irá receber, em uma sequência lógica e estratégica.
3 – Estabelecimento de prazos
As comunicações com o cliente devem respeitar alguns prazos. Por exemplo, quando a cobrança será feita por telefone, por e-mail e por SMS? Qual será feita primeiro? Um lembrete do vencimento talvez seja a melhor opção para o início da régua (sobre a qual vimos acima).
4 – Aposte em uma comunicação assertiva.
É necessário ser sempre preciso e claro nas comunicações com o cliente, trazendo dados como valores, datas e prazos de maneira a não deixar nenhum resquício de dúvidas. Ah, e sempre de maneira cordial!
5 – Adote ferramentas de automação de contas a receber
Para tornar o processo ainda mais eficiente, confiável e robusto, vale deixar as planilhas um pouco de lado e apostar na implantação de uma ferramenta de automação financeira de cobrança e contas a receber.
A automação em cobrança que sua empresa precisa
Concluindo nosso artigo e aproveitando o assunto, não podemos deixar de mencionar essa ferramenta que atuam em muitas empresas, trazendo resultados de impacto para as receitas.
Aqui falamos especialmente do Assertiva Recupere, que, dentre muitas funções, promove e facilita os processos de cobrança de uma empresa, fazendo gestão automatizada dos processos de cobrança, da carteira de inadimplentes e das informações dos clientes. Solicite agora mesmo uma demonstração gratuita!
