Sem dúvida, uma das partes mais críticas da administração de uma empresa locadora de equipamentos é gerenciar o inventário de ativos. Afinal, uma boa organização passa, necessariamente, pelo controle sobre todos os bens da empresa e os seus valores.
E esse controle, além de ser essencial para a própria administração da empresa, é um cuidado a mais diante do aquecimento do mercado de locações.
Confira, neste artigo, como o inventário de ativos é uma etapa imprescindível na gestão do negócio, na obtenção de lucros e na diminuição de prejuízos.
O que é o inventário de ativos?
Inventário de ativos é uma descrição de todo o patrimônio de uma empresa e o que isso representa financeiramente, ou seja, o valor de cada um dos bens.
Essa lista de todos os bens do negócio é indispensável para que se tenha controle e segurança sobre todo o patrimônio empresarial. Além disso, por questões legais e contábeis, o inventário patrimonial é uma obrigação empresarial.
Mesmo sabendo disso, até mesmo grandes instituições acabam por acumular bens inutilizados, gerando custos de manutenção e problemas em futuras declarações. Afinal, as empresas estão obrigadas a fazerem balanços patrimoniais, o que só é possível caso haja o levantamento de todos os seus pertences.
[forminator_form id=”15790″]
Quais os benefícios de realizar o inventário de ativos?
Mais que uma obrigação empresarial, o controle patrimonial traz diversos benefícios aos negócios. Uma boa gestão de ativos garante um maior controle sobre os bens da empresa, os quais, mais dificilmente, passarão por um processo de depreciação.
Especificamente, o inventário de ativos vai possibilitar que a sua locadora de equipamentos tenha:
- Controle sobre a depreciação e a alocação de materiais: isso significa acompanhar a condição dos próprios bens, para saber exatamente quando e por qual motivo qualquer equipamento foi extraviado, quebrado ou, de qualquer forma, prejudicado;
- Conhecimento sobre a disponibilidade dos próprios bens: quando a empresa locadora é acionada por um potencial cliente, é indispensável que o responsável pelo orçamento saiba quais bens estão disponíveis. Imagine o quão, no mínimo, desagradável é para a empresa enviar uma proposta de negócio sem que exista qualquer equipamento livre para cumprir com o acordo?
Levando em conta que os equipamentos de uma locadora são a base de todo o negócio, fica claro que ter controle sobre esses é o mínimo que se espera para que haja sucesso. A locadora precisa saber exatamente qual o ativo imobilizado, o que está disponível e quais (e o porquê) os danos eventualmente ocorridos.
Somente tendo esse controle é possível traçar estratégias empresariais para a expansão do negócio, inclusive no cálculo do valor a ser cobrado pela locação.
Sem contar que, na ausência de um inventário de ativos atualizado, fica praticamente impossível conseguir acionistas, já que passa a imagem de desorganização.
Como fazer um inventário de ativos na sua locadora
Caso você esteja lendo este artigo e não tenha se dedicado a um inventário de ativos, não se desespere: ainda há tempo para regularizar a sua locadora.
É possível realizar uma catalogação dos bens da empresa de maneira simples e sem burocracias:
Descreva todos os seus equipamentos
Isso significa que a sua locadora deve ter um banco de dados. Ali ficam registrados todos os bens da empresa, tal como as suas descrições, o que inclui o valor de cada um dos equipamentos. Isso, certamente, é um fator que favorece a análise de desempenho do seu negócio.
O banco de dados facilita o gerenciamento do negócio porque evita a necessidade de consulta ao balcão físico toda vez que seja necessário conferir o estado de um bem específico. Basta consultar a descrição e ali estarão registrados todos os detalhes pertinentes.
Mantenha a sua relação de equipamentos atualizada
O banco de dados sobre o qual falamos somente terá valia se for constantemente atualizado. Afinal, de que adianta ter um inventário de ativos se não se pode confiar nas informações ali contidas?
A atualização envolve dar baixa nos equipamentos que não podem mais ser utilizados, bem como providenciar auditorias regulares para constatar eventuais depreciações. O simples fato de acompanhar o estado do patrimônio empresarial é um grande mitigador de perdas financeiras.
É importante salientar que bens com maior rotatividade devem ser inspecionados com uma frequência maior, já que estão mais vulneráveis a danos.
Controle os seus estoques
Existem três tipos de estoque que todo locador deve controlar:
- Estoque de locação: esses são os equipamentos hábeis a ser alugados e, portanto, são de extrema importância para a locadora, afinal, representam o próprio objeto social do negócio. Esses equipamentos devem estar aptos a cumprir com as exigências do cliente durante o período de contrato de locação, bem como devem retornar à locadora em condições de serem alugados novamente;
- Estoque de insumos: os insumos são as peças dos equipamentos ou que fazem parte de acessórios dos maquinários. É inevitável a reposição de peças e a manutenção (preventiva e corretiva) dos bens das empresas. Portanto, faz parte do controle de ativos garantir que exista um estoque de peças hábeis a garantir o bom funcionamento dos equipamentos da empresa;
- Estoque de equipamentos para vendas: como diz o próprio nome, é aquele dedicado aos equipamentos que têm como natureza a venda. É necessário ter controle sobre a entrada do produto, cadastro do bem como produto de venda, conhecimento sobre o lote e número de série, dentre outros procedimentos, inclusive do departamento comercial.
Ficou claro que o inventário de ativos é essencial para uma gestão de sucesso da locadora de equipamentos. Para dar um passo adiante, além de ter esse controle, é fundamental saber como calcular a depreciação dos bens da empresa.
Para isso, sugerimos a leitura do artigo Depreciação de máquina e equipamentos: o que é e como calcular. É indispensável conhecer como calcular os valores de depreciação do patrimônio e como integrá-los no custo da operação, o que você vai descobrir com a leitura sugerida.
