TUDO o que você precisa saber Mailing!

O uso eficaz do mailing é uma estratégia essencial para empresas que buscam se destacar no mercado competitivo atual. Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta poderosa, desde a definição até as melhores práticas de aplicação. Com o contexto cada vez mais digital em que vivemos, entender como utilizar o mailing de forma inteligente e estratégica pode ser a chave para o sucesso do seu negócio. Acompanhe nossas dicas e torne sua empresa ainda mais relevante no mundo online.

Direto ao ponto:

O que é mailing?

Mailing é uma lista de contatos que pode incluir clientes atuais, potenciais clientes, parceiros de negócios, entre outros. Essa lista é utilizada para enviar comunicações por e-mail, como newsletters, ofertas, atualizações de produtos e informações relevantes para seu público-alvo. O objetivo principal do mailing é criar um canal de comunicação direto e personalizado com seu público, aumentando o engajamento e a fidelidade.

Qual a importância do mailing para empresas?

A importância do mailing para empresas reside na capacidade de estabelecer uma comunicação direta e personalizada com seu público-alvo. Um mailing bem construído e segmentado permite que as empresas enviem mensagens relevantes e direcionadas, aumentando o engajamento e a fidelidade dos clientes. Veja outros benefícios do mailing para empresa:

Comunicação direta

O mailing permite que as empresas se comuniquem diretamente com seu público-alvo. Isso facilita a disseminação de informações importantes e ajuda a construir relacionamentos sólidos e duradouros. A comunicação direta também permite uma resposta rápida a qualquer feedback ou dúvida dos clientes.

Segmentação

Com uma lista de mailing bem segmentada, é possível enviar mensagens personalizadas para diferentes grupos dentro do seu público-alvo. Isso aumenta a relevância das mensagens e, consequentemente, a eficácia das comunicações. Segmentar sua lista com base em interesses, comportamento de compra ou localização geográfica, por exemplo, pode melhorar significativamente os resultados das suas campanhas.

Custo-benefício

Comparado a outras estratégias de marketing, o e-mail marketing pode ser extremamente eficiente em termos de custo. Com um investimento relativamente baixo, é possível alcançar um grande número de pessoas e obter um alto retorno sobre investimento (ROI). Além disso, as ferramentas de e-mail marketing geralmente oferecem métricas detalhadas que ajudam a medir a eficácia das campanhas e a ajustar as estratégias conforme necessário.

Quais são os tipos de mailing?

Os tipos de mailing incluem segmentado, qualificado, clientes, telemarketing e cobrança. Cada tipo atende a diferentes necessidades empresariais, veja a explicação de cada tipo:

Mailing segmentado

Segmentar significa dividir algo em estratos, segmentos ou camadas. Um mailing segmentado é um conjunto de dados que contêm agrupamentos ou clusters separando as pessoas ou empresas por características comuns. Você pode ter um mailing de pessoas físicas segmentado por idade, sexo, localização, tipo de profissão, renda média, escolaridade, etc. Ou pode ter um mailing de pessoas jurídicas ou empresas separado por localização, porte, setor de atuação, quantidade de funcionários e assim por diante. Pode ainda ter um mailing de pessoas ou empresas que têm maior propensão de comprar o seu produto ou serviço. Por exemplo, um mailing de pessoas da cidade de Campinas/SP que curtem academia, temaki ou chocolate. O importante é levar em consideração que segmentar uma base de dados ou mailing envolve agrupar pessoas ou empresas por características ou comportamentos que façam sentido entre si.

Mailing qualificado

Um mailing segmentado é uma lista de pessoas ou empresas que estão separadas ou classificadas de forma que faça sentido e seja de fácil visualização. Já um mailing qualificado é uma lista de pessoas ou empresas que tenham interesse ou propensão para comprar o seu produto ou serviço. A qualificação de um mailing envolve entender qual é o perfil do seu cliente ou público alvo e criar uma lista com base em características e classificações que sejam parecidas com esse perfil. Por exemplo, é possível:

Realizar um enriquecimento da sua base de clientes
Usar o mailing enriquecido e construir uma segmentação/classificação
Encontrar as características comuns ou definidoras do seu público alvo
Construir um mailing novo e qualificado com base nas mesmas informações
Realizar a abordagem de uma lista de prospecção que seja parecida com os seus clientes atuais

A qualificação de mailing pode ser realizada de diversas formas e seguir várias etapas. Tudo depende da complexidade ou facilidade de entender o segmento de atuação e o público alvo do seu negócio.

Mailing de clientes

O seu mailing pode ser separado em alguns grupos. Tipicamente temos base de contato de prospects, leads, clientes ou relacionamento – que pode ser composto por fornecedores, membros da comunidade, etc. Quando a base de contato contém nome, e-mail e outras informações sobre prospects qualificados, costumamos dizer que temos uma lista de leads. Já quando as informações são de seus próprios clientes, o que temos é nada mais do que uma lista de clientes que usamos para alguma finalidade. Um mailing de leads pode ser usado para entrar em contato por meio de telefones, e-mails, SMS ou mesmo contato via mala direta. Esse contato pode ter por finalidade atrair o lead para uma venda ou apenas comunicar informações relevantes sobre a sua empresa. Já o mailing de clientes pode agrupar uma vasta finalidade de usos, por exemplo:

Envio de mensagens de aniversário
Comunicação de informações relevantes sobre atendimento e outras operações da empresa
Realização de promoções de venda
Venda cruzada ou cross-selling
Upgrades ou aumento de share of wallet
Comunicado para atualização de informações
Telemarketing ou Televendas, etc…

A sua lista de clientes é um ativo valioso para a sua empresa, por isso, deve ser mantida sempre com dados atualizados e bem tratados.

Mailing para telemarketing

As áreas de Televendas e Telemarketing precisam estar munidas de contatos segmentados e dados enriquecidos para construir abordagens assertivas e realizar um trabalho mais eficiente. Um contato segmentado para telemarketing funciona como uma alavanca para o time de televendas/telemarketing. Uma boa ferramenta para isso é o Base Certa, que permite enriquecer os dados a partir de uma chave de entrada. Por exemplo: você pode inserir o CPF ou CNPJ do cliente como informação de entrada e receber todas as informações de contato, como nome, endereço, telefone etc.

Mailing para cobrança

Um mailing para cobrança geralmente é a lista de devedores na qual uma Assessoria de Cobrança tem acesso na hora de realizar o seu trabalho. O mailing para cobrança precisa seguir estratégias de tratamento, enriquecimento e higienização diferentes de contatos utilizados por outros departamentos. O mailing para cobrança geralmente precisa seguir premissas como:

Escolher a estratégia de higienização ou enriquecimento que favoreça o ponto de contato principal das pessoas ou empresas devedoras
Utilizar ferramentas de pré-qualificação, como recursos de Score, Hot Phone e outros para escolher os pontos de contato mais adequados

Como construir um mailing eficaz

Para construir um mailing eficaz, é essencial captar contatos de forma estratégica utilizando landing pages, formulários de inscrição, redes sociais e eventos. A segmentação é crucial: divida sua lista com base em interesses, comportamento de compra ou localização geográfica para enviar mensagens personalizadas e relevantes. Além disso, mantenha a lista atualizada, removendo e-mails inválidos e incentivando a atualização periódica das informações pelos contatos. Essa abordagem garante que suas comunicações sejam direcionadas, aumentando o engajamento e a eficácia das suas campanhas de marketing.

Captação de contatos

Utilize diversas estratégias para captar contatos, como landing pages, formulários de inscrição em seu site, redes sociais e eventos. Ofereça incentivos, como conteúdo exclusivo ou descontos, para encorajar as pessoas a se inscreverem na sua lista de mailing.

Segmentação

Divida sua lista de contatos em segmentos com base em critérios como interesses, comportamento de compra, localização geográfica, entre outros. Isso permite enviar mensagens mais relevantes e personalizadas, aumentando as chances de engajamento e conversão.

Manutenção da lista

Mantenha sua lista de contatos atualizada, removendo e-mails inválidos e incentivando os contatos a atualizar suas informações periodicamente. Uma lista de contatos limpa e atualizada garante que suas mensagens cheguem ao destinatário correto e evita problemas com taxas de rejeição elevadas.

Enriquecimento de mailing

Existem situações em que você tem uma lista de clientes com informações insuficientes para realizar ações ou tomar alguma decisão. Quando isso ocorre, é indicado que seja realizado um enriquecimento cadastral do mailing. O enriquecimento é um processo que utiliza uma chave de entrada, como CPF, e-mail ou telefone, e que devolve outros dados faltantes, como nome, endereço, CPF, e-mails, telefones de contato, pessoas relacionadas, participações societárias, etc. A finalidade do enriquecimento do mailing é munir a sua empresa de informações para realizar ações de cobrança, venda, relacionamento ou segmentação de lista.

Higienização de mailing

Existem outras situações nas quais você tem um mailing com diversos dados, mas que ainda assim não conseguem lhe ajudar na hora de entrar em contato com o prospect/lead/cliente. Por exemplo, você tem uma lista com documentos, telefones e e-mails que já não são mais válidos. Ou você pode ter números válidos, mas precisar de mais números ou e-mails para realizar as suas ações. Nesse caso, o que você precisa é de uma higienização de base.

Tratamento de dados em um mailing

Além dos processos de enriquecimento e higienização de bases de contato temos ainda o processo de tratamento de mailing – ou tratamento de dados de base de contatos. Em geral, as ferramentas de higienização e enriquecimento cadastrais têm como uma de suas etapas o tratamento dos dados. Porém, é possível que você tenha uma lista com muitos dados desatualizados, incorretos, duplicados ou inconsistentes – caso em que uma higienização pura e simples pode ser mais complicada. Nesse momento é importante considerar o tratamento dos dados do mailing. A fase de tratamento pode incluir algumas etapas que cobrem:

Deduplicação das informações como documentos, telefones, nomes, etc.
Correção de nomes, endereços e telefones incorretos
Atribuição de sexo, idade e outros dados incorretos
Atualização de nomes de rua
Correção e atualização de CEPs e outros dados, etc.

Entenda como o mailing segmentado pode otimizar o processo de cobrança

Processos de comunicação eficazes são aqueles em que a abordagem se ajusta aos destinatários das mensagens. Nesse sentido, o mailing segmentado responde muito bem às necessidades das empresas que precisam manter suas bases de clientes sempre ativas.

Em processos de cobrança, ter uma lista de e-mails em que os endereços são agrupados por categorias facilita o trabalho das equipes e aumenta a taxa de sucesso.

Veja o que diz, por exemplo, a pesquisa da Inteligência Rock Content 2018: no estudo, foi comprovado que, das empresas que usam e-mail marketing, 88% faz a segmentação. E se em estratégias de marketing digital é assim, por que no seu setor de cobrança seria diferente?

Assim sendo, conheça algumas das categorias que você pode criar para agrupar os endereços de correio eletrônico e elevar ainda mais seus resultados.

Hábitos de compras

Considerando que sua empresa conte com um sistema estruturado o bastante para manter uma base de dados de clientes, será possível, a partir dessa base, extrair informação relevante. Esses dados servirão como critério para a segmentação, conforme o tipo de cobrança que esteja sendo feita. Afinal, dívidas maiores exigem um tipo de abordagem e propostas distintas daquelas de menor calibre.

Os hábitos de compras, nesse sentido, podem ser destacados como um critério na hora de agrupar seus clientes em grupos de interesse. Em ações de cobrança, eles podem se constituir em argumentos convincentes, elevando o score de propensão de pagamento.

Em um caso hipotético, imagine que uma mensagem foi disparada para um grupo de clientes que têm o hábito de comprar sapatos de salto alto com frequência. Por que não incluir, na sua proposta de quitação de dívida, descontos na compra de um par, caso o cliente faça o pagamento dentro do prazo?

Dados demográficos

Outro aspecto muito importante, ao criar listas de mailing segmentado, é considerar os dados demográficos dos devedores. Os mais importantes a serem catalogados são:

idade e sexo;
nome e sobrenome;
estado civil;
endereço atual;
profissão/ocupação;
grau de escolaridade;
nacionalidade/local de nascimento.

Se a sua empresa ainda não tem dados refinados o suficiente para uma segmentação mais detalhada, comece por aqui. Dados demográficos, por mais “frios” que sejam, sempre nos dizem algo a respeito das pessoas, o que é muito útil e bem-vindo em ações de cobrança.

Perfil socioeconômico

Como uma espécie de desdobramento dos dados demográficos, o perfil socioeconômico pode ser considerado como um painel mais amplo sobre possíveis hábitos de consumo de um cliente.

Aplicado a regiões, bairros ou municípios inteiros, por esse perfil as pessoas que pertencem a um determinado lugar são classificadas, conforme indicadores como renda, escolaridade e profissão.

Assim, um bairro pode ter um perfil socioeconômico classificado como de classe média, que pode ser baixa, média ou alta, dependendo das informações disponíveis.

Desta forma, um e-mail enviado para pessoas que pertençam a um perfil mais próximo às camadas populares terá, necessariamente, uma abordagem diferente de um enviado para clientes com maior poder de compra.

A importância do mailing segmentado

Com os exemplos citados — e existem muitos outros — você já pode perceber que as mensagens enviadas por correio eletrônico precisam seguir algum tipo de segmentação. Não apenas porque as pessoas apresentam perfis, hábitos e características distintas, mas porque cada dívida em aberto exige abordagem adequada.

Uma cobrança junto a um devedor com prestações de um imóvel em aberto demanda estratégia e abordagem diversa daquela que se faz com quem deve apenas uma parcela de uma peça de vestuário.

Por isso, dê à segmentação a importância merecida. A efetividade do seu setor de cobrança depende disso, certo?

Como garantir o sucesso da segmentação

Outro aspecto da segmentação que possivelmente você deve ter percebido é que quanto mais refinada for a sua base de dados, melhor.

Nela, cada cliente precisa ser “mapeado” por meio de um histórico, também conhecido como régua de relacionamento. Trata-se de uma espécie de linha do tempo, na qual ficam registrados todos os feedbacks dados pelos seus clientes, de maneira a formar um quadro que mostra sua experiência.

Se esse quadro evidencia uma experiência positiva, em que o cliente se revela satisfeito, você terá mais subsídios para negociar o pagamento de uma dívida. Mas, se a experiência passada não tiver sido tão boa, sem problemas. Você também pode aproveitar esse relacionamento não tão proveitoso como uma oportunidade para mostrar ao cliente que quer melhorar e tê-lo ao seu lado.

O papel do score de propensão de pagamento

Também destacamos, no segundo tópico, que a segmentação pode aumentar as chances de uma cobrança bem-sucedida, pelo aumento no score de propensão de pagamento.

Esse “ranking” equivale a uma classificação dos clientes, obtida pela aplicação de cálculos estatísticos.

Embora não seja uma ferramenta que garanta o pagamento das dívidas, seu grau de precisão é bastante elevado, uma vez que aponta para clientes mais inclinados a pagarem.

A Assertiva desenvolve duas soluções em que esse score entra como um importante recurso para segmentação. Uma é o Assertiva Localize, software que permite localizar devedores por meio de seus CPF, CNPJ e nome.

Nele, o score é apresentado de forma unitária, ou seja, cada pessoa recebe uma classificação única, facilitando ainda mais a negociação.

Já na solução Base Certa o foco é um pouco diferente. Trata-se de uma ferramenta desenvolvida pela Assertiva para higienizar sua base de dados, portanto, seu objetivo é manter seus cadastros sempre atuais.

Nela, o score de propensão é exibido em lotes, de maneira a fornecer um quadro prévio, caso um grupo de clientes venha ser alvo de uma ação de cobrança. Isso significa que você terá meio caminho andado para reaver os valores que estão em aberto, já que conta com informações valiosas para cada grupo a ser abordado.

Duas soluções desenvolvidas para localização de dados unitários e em lote. Você decide como quer utilizar e nós disponibilizamos na medida exata para suas demandas.

Use-as para aumentar a precisão de suas listas de contato e formar um mailing segmentado com altas taxas de sucesso!

Viu como é importante tratar os dados do mailing e ter uma base atualizada?

E se você quer fazer a atualização da base de dados e manter o eu mailing sempre com informações completas, sugiro conhecer o Assertiva Base Certa, o produto de enriquecimento e higienização de dados da Assertiva que irá potencializar as informações da sua base de clientes.