A notificação de cobrança é um instrumento bastante popular utilizado para as empresas na tentativa de recuperar aquelas pendências de clientes inadimplentes. Existem diversos modelos de notificação, mas há um em especial que apresenta ótimos resultados e não conta com nenhum grau elevado de complexidade: trata-se da notificação de cobrança simples.
Neste artigo, além de entendermos e definirmos o que é notificação de cobrança simples, também mostraremos como não cobrar indevidamente, além de mostrar, na prática, como criar uma notificação.
Ao final, você poderá conferir dois modelos de notificação simples para usar no seu dia a dia de cobrança. Boa leitura!
O que é uma notificação de cobrança?
Uma notificação de cobrança é um instrumento de cobrança utilizado por empresas. De caráter extrajudicial, este documento tem por finalidade comunicar um cliente sobre a falta de pagamento e apresentá-lo possibilidades de quitação.
O Código de Defesa do Consumidor estabelece que o devedor não pode ser exposto de nenhuma forma. Por isso, é de suma importância garantir que a notificação de cobrança seja realizada da forma mais simples possível, de modo que não cause nenhum tipo de constrangimento.
Dicas para não cobrar indevidamente um cliente
O consumidor devedor pode ser cobrado pelos mais diversos canais. A carta, por exemplo, ainda é bastante utilizada, sobretudo para aquelas dívidas que já estão atrasadas por longos períodos.
A seguir, separamos três dicas fundamentais para que o processo de cobrança seja realizado da melhor forma possível:
1. Conheça as leis
Em primeiro lugar, é fundamental que o setor de cobranças de uma empresa conheça profundamente todas as leis e normas que regem a cobrança direta ou indireta dos clientes.
Como primeira e mais fundamental fonte, podemos destacar o Código de Defesa do Consumidor, que dedica diversos trechos para tratar sobre os limites e as formas de fazer cobranças. Em caso de descumprimento do CDC, a organização pode sofrer com consequências jurídicas.
Há, ainda, um instrumento legal que deve ser conhecido: a lei do superendividamento, que determina, na Lei 14.871/2021, que nos casos onde o consumidor esteja impedido de pagar todas as dívidas sem que comprometa os itens básicos de sobrevivência, os valores devidos devem ser negociados em condições especiais.
2. Negocie
Na segunda dica para garantir o recebimento dos valores devidos, bem como impedir que os clientes acusem a empresa de cobrança indevida, destacamos a necessidade de sempre buscar negociar os débitos em aberto.
Isso significa dar melhores condições de pagamento, como parcelamento da dívida ou redução dos juros, bem como, em casos específicos, dar descontos gerais que facilitem a quitação dos débitos por parte do devedor.
A personalização da conduta com o cliente também é fundamental: se o devedor tem um histórico de bom pagador e devido a um acidente de percurso acabou devendo, a empresa pode fornecer condições diferenciais.
3. Saiba cobrar
A terceira dica para não cobrar o cliente indevidamente é saber cobrar. E aqui nos referimos à linguagem adotada e à abordagem escolhida para estabelecer a comunicação. De forma geral, essa linguagem deve ser sempre cordial e acolhedora. É importante definir também o momento certo de começar as cobranças.
Como criar uma notificação de cobrança eficiente
Depois de entender o que é a notificação de cobrança e os principais pilares de uma cobrança feita corretamente, podemos agora aprofundar na parte prática do nosso artigo. A partir daqui, mostraremos como criar uma notificação de cobrança simples e eficiente.
Em seguida, mostraremos alguns modelos de cobrança que podem ser facilmente utilizados. Confira:
Tenha uma régua de cobrança
Para que a notificação de cobrança simples seja eficiente, é preciso garantir que o cliente tenha recebido toda a comunicação anterior. Essa comunicação é realizada através da criação e implantação de uma régua de cobrança.
Mas, afinal, o que seria uma régua de cobrança? Em resumo, trata-se de um fluxo que define os momentos e os canais pelos quais os clientes serão contatados pela empresa, tanto antes como depois do vencimento, este último quando houver atraso de pagamento.
É por meio da régua que a notificação de cobrança simples chegará no momento certo nas mãos do cliente.
Conheça o tipo de cliente
Mais uma vez destacamos a importância de personalizar a comunicação e o contato com o cliente. Cada pessoa e devedor tem um perfil distinto e, como tal, merecem tratamentos diferenciados.
Isso não significa agir com injustiça com qualquer pessoa que seja, nem sequer tratar com desprezo ou falta de educação. Muito pelo contrário, todos serão igualmente bem tratados. A diferença estará somente nas condições oferecidas, uma vez que cada perfil de cliente possibilita uma margem diferente para negociação.
Encontre a melhor forma de abordagem
Como desdobramento dessa necessidade de personalização, a notificação de cobrança simples pode ser feita a partir de diversas linhas e formas de abordagem. Como boa prática, no entanto, é recomendável garantir que a redação desta notificação ocorra segundo aquilo que se entende como a melhor forma de abordagem.
Detalhe as informações
As pessoas de forma geral estão marcadas por histórias de amigos e conhecidos que foram vítimas de golpes financeiros, muitos deles envolvendo a regularização de dívidas. Por isso é fundamental garantir que sua notificação de cobrança simples transmita segurança para quem a recebe.
Uma das formas de comunicar essa segurança é detalhando as informações, de modo a garantir a autoria daquela notificação. Por isso, o nome do cliente, número de identidade ou CPF, telefone, datas da dívida e valores originais e os atualizados são a base de uma notificação eficiente.
Deixe o seu canal de contato
A mensagem geral de uma notificação de cobrança simples é de que a empresa está disponível para ajudar na regularização da pendência financeira. Por isso, mesmo que o cliente não consiga pagar a dívida naquele momento, vale a pena deixar registrados os canais e os meios que podem ser usados para futuras renegociações.
Modelos de notificação e cartas de cobrança simples
Para facilitar o envio de uma notificação de cobrança simples, separamos dois modelos que podem ser utilizados no dia a dia. O primeiro modelo é direto, informando uma nota data de vencimento:
Lembrete
[Cabeçalho com o logotipo da empresa, cidade, dia, mês e ano]
Olá [nome do cliente], tudo bem?
Aqui é o(a) [nome de quem assina a notificação] da [nome da empresa]. Estou entrando em contato porque aqui em nosso sistema consta em aberto uma fatura com vencimento para o dia [data original do vencimento];
Entendemos que imprevistos acontecem e, por isso, estamos enviando um novo boleto, agora com uma data de vencimento atualizada.
Caso tenha alguma dúvida, pode falar comigo pelo e-mail [endereço de e-mail] ou pelo telefone [telefone de contato].
Atenciosamente,
[assinatura]
Disponibilidade de negociação
O próximo modelo é semelhante ao anterior, mas agora informa que uma condição especial de negociação foi liberada:
[Cabeçalho com o logotipo da empresa, cidade, dia, mês e ano]
Olá, [nome do cliente], tudo bem?
Aqui é o(a) [nome de quem assina a notificação] da [nome da empresa]. Estou entrando em contato porque aqui em nosso sistema consta em aberto uma fatura com vencimento para o dia [data original do vencimento];
Desde esse dia, infelizmente os juros estão acumulando, de modo que sua dívida fica a cada dia maior.
Mas nossa empresa não quer que isso continue e, por isso, liberamos uma condição especial de negociação para você.
Caso queira conhecer essa condição, pode falar comigo pelo e-mail [endereço de e-mail] ou pelo telefone [telefone de contato].
Atenciosamente,
[assinatura]
Conclusão
Neste artigo, você pôde conferir um pouco mais sobre a notificação de cobrança simples, inclusive com dicas práticas e alguns exemplos. Gostou do nosso conteúdo? Então com certeza você também vai se interessar pelo nosso exclusivo kit com mensagens de relacionamento com o cliente.
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