As atividades de recuperação de crédito estão geralmente atreladas a processos de mercado bastante conhecidos e adotados pelas equipes.
Porém, para uma cobrança realmente eficiente é necessária uma cultura de melhoria contínua, mas muitos gestores e equipes têm muitas dúvidas sobre qual deve ser o ponto de partida para essa mudança.
A resposta está na organização e no acompanhamento por meio de um sistema integrado de cobrança. Veja como sair dos resultados medianos para ganhar mais potencial na sua operação de cobrança.
O que é um sistema integrado de cobrança?
Um sistema integrado de cobrança é uma ferramenta que unifica diversas soluções ligadas às atividades de cobrança e de recuperação de crédito. Nesse sentido, esses recursos precisam estar unificados em uma plataforma de cobrança que traz múltiplas soluções, como as de localização de devedores, collection score ou que possuam também recursos para facilitar comunicações e acordos.
Benefícios e vantagens do sistema integrado de cobrança
Quando pensamos nas ferramentas em um processo de cobrança, gestores e operadores podem pensar que essas soluções têm um padrão muito semelhante e que dificilmente encontram-se diferenças determinantes para além dos valores.
Ao utilizar múltiplos fornecedores, muitos negócios acabam perdendo chances únicas de contar com uma ferramenta de cobrança completa. Por isso, explore algumas oportunidades a seguir:
Aumento da eficiência na recuperação de crédito
De forma simplista, para fazer cobrança conta-se no mínimo um recurso de localização e enriquecimento de informações, um CRM, o de telefonia e uma planilha para acompanhar os débitos e os resultados das ações.
Ao localizar os devedores ou enriquecer uma informação, é preciso alimentar o CRM com os novos dados, depois disso, é hora de realizar os contatos de forma unitária ou em massa e documentar os resultados em outra planilha ou retornar para um sistema de controle de inadimplência.
Pode parecer apenas uma questão de segundos, mas observe quantas vezes as pessoas responsáveis pela operação precisam alternar entre diversas telas e sistemas enquanto realizam as atividades diárias.
Com um sistema integrado é possível otimizar a eficiência na cobrança ao nível operacional, reduzindo essa quantidade de ferramentas pela metade (no mínimo) e aumentando a visão com uma maior possibilidade de análise de dados em um painel unificado.
Com recursos bem direcionados e pessoas atuando de forma mais estratégica, os resultados podem ser buscados de forma muito mais eficiente, tornando possíveis outras melhorias em todo o processo de recuperação.
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Redução de custos e tempo de cobrança
Com uma ferramenta de cobrança única e multifuncional é possível gerar economia em diversos aspectos que vão desde o investimento na própria plataforma até a otimização do trabalho de uma equipe de cobrança.
Primeiro, ao integrar tudo em um só sistema, você pode aproveitar melhores chances de relacionamento com um fornecedor e evitar ter diversos contratos. Inclusive, é Importante lembrar que os custos com plataformas vão além do consumo e existem outras taxas e encargos previstos. Você pode estar gastando muito mais e desnecessariamente.
Além disso, é importante se atentar quanto à qualidade dos dados utilizados na cobrança. Isso significa ter um processo constante de atualização e auditoria das informações, certificando-se de que estão sempre atualizados. Isso evita também desperdício de tempo e dinheiro, uma vez que as cobranças são direcionadas às pessoas certas.
Com um sistema integrado, os dados do cliente inadimplente podem percorrer desde a etapa de enriquecimento e atualização até a baixa no pagamento em um só local.
Depois, nos deparamos que com um sistema de cobrança é possível combinar o esforço operacional da sua equipe com as soluções desse tipo de plataforma, gerando decisões mais acertadas e uma operação mais eficiente.
Por exemplo, é possível utilizar o colletion score para facilitar a priorização de devedores em ações de recuperação de crédito ou ainda fazer cobrança de clientes com menor faixa de atraso com uma régua de cobrança via mensageria, evitando alocar recursos humanos, geralmente são mais onerosos, para atividades como essas.
Palavra da especialista: “As empresas devem estar abertas a negociar com os clientes devedores, mostrando flexibilidade e compreensão das suas situações financeiras, o que pode levar a resultados de cobrança mais eficazes e manter a relação comercial saudável e duradoura” Roseli Garcia – CEO da Oficina de Negócios e vice-presidente da Associação Comercial de São Paulo. Fonte: Webinar – Cobrança humanizada: gatilhos para a recuperação de dívidas!
Melhoria no relacionamento com o cliente devedor
Com uma melhor gestão da sua carteira de clientes, você pode organizá-los conforme os meios de pagamento, perfis comportamentais ou entre outras opções para se relacionar com eles de forma mais próxima e personalizada.
Com isso você pode evitar atrasos, oferecer condições e descontos especiais e manter-se sempre próximo do seu cliente.
Outro ponto essencial é entender o relacionamento do seu cliente como algo vivo. Isso quer dizer que as condições financeiras e perfil do cliente podem mudar ao longo do tempo.
Por isso, ter esse controle e organização em um gestor de cobrança pode facilitar essa visualização e a oferta de novos produtos ou serviços mais adequados ao momento do seu cliente.
Como funciona um sistema integrado de cobrança?
Etapas do processo de cobrança
Independentemente do método ou do processo de cobrança adotado por uma empresa, um sistema de cobrança consegue unificar e facilitar a operação de cobrança, bem como a sua gestão em todas as fases. Confira como essa gestão pode se aplicar de maneira prática nas mais diversas etapas:
- Localização e enriquecimento de informações: encontre pontos de contato com o seu cliente, enriqueça e atualize as informações em massa para direcionar esforços e ações sempre com dados atualizados. Não se esqueça sempre de retornar ao seu CRM com as informações mais recentes.
- Priorização: com os dados atualizados, entenda a sua carteira de cliente e separe-os por grupos para ações personalizadas e prioritárias com score de propensão de pagamento, o collection score.
- Acionamento: com os dados atualizados e com a sua carteira de clientes priorizada, um sistema integrado de cobrança te ajuda a organizar esses contatos em filas de acionamento automático ou réguas de cobrança. Os contatos podem ser realizados via telefonia para negociações, em casos mais específicos, ou por meio de mensageria para obter respostas sobre a negociação ou acordo. Tenha todos os contatos e interações registrados em um só local, facilitando o acesso a informações em ações futuras.
- Recuperação ou acordo: gere boletos, adicione taxas e juros, dê baixa nos pagamentos ou formalize acordos na mesma solução de cobrança. Mantenha o histórico do seu cliente sempre atualizado e tenha controle total do seu fluxo de caixa via plataforma de cobrança integrada.
Ferramentas e recursos utilizados no sistema integrado de cobrança
- Collection score: o collection score ou o score de propensão de pagamento une informações sócio demográficas para estimar a capacidade de pagamento de uma pessoa em relação a um valor devedor. É utilizado para identificar os clientes com maior potencial de negociação e gerar recuperação dos valores.
- Carteira de cobrança: o recurso de carteiras é uma forma de segmentar os clientes para desenvolver diferentes abordagens de relacionamento e cobrança. O diferencial aqui é poder, a partir do entendimento dos perfis, realizar ações personalizadas ou condições de pagamento.
- Telefonia e mensageria: utilize ferramentas de comunicação embarcadas no sistema de cobrança para gerar acionamentos a partir de dados de contato atualizados pela própria plataforma, economize tempo e dinheiro com ações em massa e tenha todo o histórico de respostas e gravações armazenado.
- Régua de cobrança: aproveitar os recursos de comunicação para realizar uma automação da cobrança é uma das maiores vantagens de ter um sistema. Com os acionamentos automáticos condicionados a uma ação do devedor, data ou outras condições, as etapas podem ser executadas com mensagens de cobrança de forma automática, dispensando atenção humana exclusiva para execução de cada uma delas.
- Painéis e relatórios de gestão únicos: a gestão que faz análise de dados e acompanha as métricas de cobrança, sem dúvidas, tem maior eficiência. Os sistemas integrados são muito úteis no acompanhamento contínuo, por centralizarem os indicadores de cobrança em uma só plataforma, evitando o acompanhamento de múltiplos canais. Nesse tipo de ferramenta, você pode acompanhar as ligações efetuadas, ligações atendidas, número de dívidas recuperadas, assinaturas de acordos e toda a evolução da carteira de cobrança.
- Score de crédito: formado principalmente por informações de caráter financeiro, esse score é utilizado na etapa de concessão. Engana-se quem acha que esse recurso não influencia na cobrança. Afinal, um crédito mal sucedido pode gerar perdas irrecuperáveis a uma empresa.
Integração com outros sistemas via API
Por fim, um dos fatos mais interessantes dos sistemas integrados de cobrança é que, além de possuírem uma série de recursos próprios que servem a todo o ciclo de recuperação de crédito, eles contam também com outras possibilidades de integração tecnológica.
Em outras palavras, alguns sistemas possuem a possibilidade de conectar a sua tecnologia própria a outras ferramentas e aplicações via API ou Application Programming Interface (Interface de Programação de Aplicação). Isso é muito útil em casos como os que citamos anteriormente, quando você precisa alimentar a sua plataforma de CRM com dados atualizados, trocar informações sobre histórico e pagamentos com sistemas internos de gestão financeira, por exemplo.
Juntas, essas aplicações podem trazer muito mais agilidade, eficiência, evitando conflito e indisponibilidade dessas informações sobre o cliente entre plataformas.
As possibilidades de integração são as mais diversas, que podem ir desde o CRM utilizado pela empresa a outras ferramentas como e-mail, etc.
Ao escolher o sistema de cobrança ideal, considere a possibilidade de integração, ainda que ela não seja uma necessidade atual do seu negócio. É sempre importante encontrar parceiros completos que possam te ajudar em momentos nos quais é necessário mais robustez.
Como implementar um sistema integrado de cobrança?
Se você ainda não possui um sistema de cobrança, vai precisar analisar possíveis alterações nos processos e nos papéis da equipe.
Tudo isso faz parte de um processo de gestão de mudança e treinar a sua equipe de forma mais profunda será um dos grandes diferenciais para o sucesso efetivo da implantação.
Por isso, avalie a possibilidade de contar com sistemas completos, mas de fácil manuseio como a Plataforma Assertiva. A aplicação possui múltiplas soluções que servem desde a concessão de crédito à cobrança, incluindo um gestor de cobrança, o Assertiva Recupere, que ajuda na organização da carteira de clientes, acompanhamento dos resultados de cobrança e na gestão da equipe e processos.
Além do design de fácil usabilidade, que facilita a navegação e que a torna pronta para o uso, a Assertiva conta um time de suporte com um atendimento que se destaca no mercado. Dessa forma, você pode focar mais esforços de implantação de novos fluxos de processos, por exemplo, sem se preocupar com longos períodos de treinamento para operar a plataforma.
Outros pontos importantes a serem considerados ao escolher um sistema integrado de cobrança são a conformidade e o compromisso com a qualidade e as leis presentes no mercado.
Na Assertiva, a plataforma integrada possui certificações ISO 9001 (qualidade) e a ISO 27001 para segurança da informação. Isso significa que a empresa tem forte compromisso com os processos de tratamento de dados na plataforma, tornando a operação dos clientes mais segura em diversos aspectos, incluindo a cooperação e conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Conclusão
Em resumo, até aqui você percebeu que não existem obstáculos e nem o momento certo para um negócio adotar uma ferramenta como essa. Os impactos no aumento da eficiência e da recuperação de crédito, bem como a redução dos custos e tempo gasto na cobrança são fatores que elevam os padrões operacionais em uma gestão de cobrança.
Além disso, independentemente do porte da empresa, estruturar o processo de cobrança com um sistema integrado pode ser determinante, uma vez que isso impacta no controle do fluxo de caixa.
Considere então as soluções mais completas que deem todo o suporte necessário para o momento de maturidade dos seus processos e de experiência da sua equipe. O desafio de implantação de um novo sistema de cobrança é comum, procure parceiros que tornem essa transição mais leve possível.
Outro ponto importante é que quanto mais modernos, seguros e completos forem os sistemas, menores serão os transtornos caso em médio ou longo prazo caso você precise de sistemas com mais robustez num futuro, por exemplo.
Ter tudo o que você precisa e ir mais além com qualidade e segurança não precisa trazer um novo desafio ligado ao orçamento. Abra espaço para mais tempo de gestão de equipe, de carteira e para resultados melhores. Viva a nova era da cobrança com um super sistema integrado da Assertiva.
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