Diante da vasta gama de opções de softwares de gestão empresarial disponíveis, a tarefa de escolher a solução ideal para o seu negócio pode se mostrar desafiadora. A complexidade das operações comerciais modernas exige uma abordagem criteriosa na seleção do software mais adequado.
Afinal, a escolha errada pode resultar em ineficiências operacionais e até mesmo impactar negativamente a competitividade da empresa.
Neste artigo, exploraremos os diversos aspectos a serem considerados ao escolher um software de gestão empresarial, desde a identificação das necessidades específicas do negócio até a avaliação do custo-benefício e da segurança de dados.
O que são softwares de gestão empresarial?
Os softwares de gestão empresarial são ferramentas tecnológicas essenciais que visam manter a organização, eficiência e bem-estar do pessoal em um negócio. Essas soluções variam desde sistemas de gerenciamento de tarefas até softwares dedicados a administrar históricos e dados de clientes.
Com uma ampla gama de opções disponíveis, os gestores estão cada vez mais adotando esses recursos para impulsionar a produtividade e promover a organização dentro de suas empresas. Em última análise, esses softwares não apenas aprimoram os resultados do negócio, mas também estabelecem um sistema mais ágil e eficaz para todas as operações.
Benefícios do software de gestão empresarial
Os softwares de gestão empresarial oferecem uma série de benefícios significativos para as empresas, dentre as quais se destacam:
- Integração dos setores e informações: ao facilitar a comunicação entre os diferentes setores, esses softwares garantem que as informações necessárias estejam disponíveis para todos, agilizando processos como o fechamento de vendas.
- Agilidade na comunicação das equipes: com as informações centralizadas na plataforma de gestão, a comunicação entre os colaboradores torna-se mais rápida e eficiente, otimizando até mesmo o planejamento estratégico.
- Redução de custos: acesso rápido a dados e comunicação eficaz representam uma diminuição nos custos operacionais, além da automação de tarefas, que libera os colaboradores para outras atividades sem necessidade de novas contratações.
- Aumento da produtividade: a automação de processos proporciona uma maior eficiência nas operações, reduzindo erros e permitindo que as equipes se concentrem em suas funções principais, sem retrabalho.
- Facilitação do monitoramento de resultados: com a possibilidade de aplicar diversos indicadores de desempenho e exportar relatórios detalhados, esses softwares facilitam o acompanhamento e a análise dos resultados, fornecendo insights valiosos para o aprimoramento dos processos.
6 fatores essenciais a serem considerados na escolha do software de gestão
Ao escolher um software de gestão empresarial, é crucial considerar seis fatores essenciais para garantir a melhor adequação às necessidades e realidade do negócio. A escolha do software certo pode impactar significativamente a eficiência operacional, a produtividade da equipe e até mesmo a competitividade da empresa no mercado.
Nesta seção, vamos explorar em detalhes os seis fatores fundamentais a serem considerados durante o processo de seleção do software de gestão, destacando a importância de cada um e fornecendo orientações práticas para facilitar a escolha.
Necessidades do negócio
É fundamental definir claramente os processos e áreas que o software precisa atender, identificando os pontos críticos que devem ser abordados para otimizar a gestão da empresa.
Funcionalidades
Avaliar as funcionalidades oferecidas pelo software e verificar se atendem às demandas específicas da empresa. É importante buscar por recursos que possam automatizar processos, integrar informações e facilitar a tomada de decisão.
Custo-benefício
Comparar os preços e licenças dos diferentes softwares disponíveis no mercado, considerando o retorno sobre o investimento (ROI) que cada opção pode proporcionar. Nem sempre o software mais caro é o mais adequado; por isso, é essencial avaliar o custo-benefício de cada alternativa.
Usabilidade
Considerar a facilidade de uso e a curva de aprendizado do software, pois um sistema intuitivo e de fácil navegação tende a ser mais bem aceito pelos usuários, aumentando a eficiência e reduzindo o tempo de adaptação.
Suporte técnico
Avaliar a qualidade e a agilidade do suporte oferecido pelo fornecedor do software, pois é importante contar com assistência especializada em caso de dúvidas, problemas técnicos ou necessidade de customizações.
Segurança de dados
Garantir a proteção das informações da empresa contra acessos não autorizados, vazamento de dados e outros riscos cibernéticos. Verificar se o software oferece recursos avançados de segurança, como criptografia de dados, certificações de segurança, autenticação de usuários e backups regulares.
Quais os principais tipos de softwares de gestão?
Para escolher o software de gestão empresarial mais adequado ao seu negócio, é essencial entender os principais tipos disponíveis e como eles se encaixam nas necessidades específicas da sua empresa. Entre os tipos mais comuns estão:
ERP – Enterprise Resource Planning
Um sistema abrangente que centraliza todas as informações operacionais da empresa (inclusive financeiras), oferecendo métricas e indicadores para acompanhar os processos em todas as áreas.
CRM – Customer Relationship Management
Voltado para a gestão dos dados dos clientes e estratégias de marketing, o CRM ajuda a otimizar a captação e qualificação de leads, integrando-se a outros softwares, como o ERP.
MRP – Manufacturing Resource Planning
Responsável por calcular e controlar os recursos necessários para a fabricação de produtos, garantindo um planejamento eficiente da produção e gestão de estoques.
WMS – Warehouse Management System
Gerencia as operações diárias de depósitos, desde a entrada até a saída de mercadorias, proporcionando visibilidade em tempo real do estoque e auxiliando na gestão da cadeia de suprimentos.
PDV – Ponto de Venda
Simplifica e agiliza as transações de vendas, processando pagamentos e gerenciando estoques, sendo essencial escolher uma opção que atenda às necessidades específicas do seu negócio.
Multiplataformas
Existem ainda plataformas que concentram uma gama de soluções desenvolvidas para atender diversos setores e necessidades de uma empresa, tudo em um só lugar, gerando mais economia e agilidade no dia a dia da empresa. Um exemplo é a plataforma Assertiva, uma das maiores e mais completas do mercado, quando o assunto é inteligência de dados para negócios. Veja algumas de nossas soluções:
- Assertiva Localize: validador cadastral para buscas unitárias por clientes e empresas;
- Assertiva Base Certa: higieniza, enriquece e valida sua base de informações cadastrais;
- Assertiva Recupere: gestor de carteira de cobranças para recuperação de crédito;
- Assertiva Assinaturas: suas assinaturas eletrônicas com mais segurança e agilidade;
- Assertiva Autentica: validador facial e de dados para ações de autenticação de pessoas e documentos;
- Assertiva Crédito Mix: plataforma de consulta de crédito de pessoas físicas e jurídicas;
- Assertiva SMS: envio de mensagens em massa com relatório de quem clicou ou interagiu;
- Assertiva Webphone: faça ligações com poucos cliques e gerencie seu time operacional à distância.
Considerar cada um desses tipos de software e como eles se integram às operações da empresa é fundamental para escolher a solução ideal que impulsionará o crescimento e a eficiência do negócio.
Como implementar um software de gestão empresarial?
Para implementar com sucesso um software de gestão empresarial, é essencial começar com um planejamento detalhado e organizado, identificando as necessidades específicas da empresa e definindo objetivos claros.
Também, o treinamento da equipe é fundamental para garantir que todos os colaboradores saibam utilizar o software de forma eficiente e aproveitar ao máximo suas funcionalidades.
Uma comunicação interna eficaz também desempenha um papel crucial, mantendo todos os membros da equipe informados sobre o processo de implementação e incentivando o engajamento.
Por fim, é importante realizar um acompanhamento constante e avaliação do uso do software, identificando áreas de melhoria e ajustando o sistema conforme necessário para garantir sua eficácia a longo prazo.
Palavra da especialista: “Existem dois pilares: processos e ferramentas. Nos processos, é importante saber o que precisa ser feito, quem vai fazer, quando e com quais resultados esperados. As ferramentas precisam estar bem alimentadas e parametrizadas para entregar agilidade, segurança e transparência.” Fernanda Costa – especialista em Gestão de Contas a Receber com mais de 17 anos de experiência, possui MBA em Gestão Financeira e desenvolveu o inovador Método Vem Receber. Fonte: Videocast – Gestão de Cobrança: uma ferramenta estratégica.
Quais os erros mais comuns na escolha de um software de gestão?
Entre os erros mais comuns na escolha de um software de gestão está não definir claramente as necessidades específicas do negócio, o que pode levar à seleção de uma solução inadequada.
Optar pelo software mais barato sem considerar suas funcionalidades e capacidades pode resultar em problemas de desempenho e limitações no longo prazo.
Conclusão
Ao concluir este artigo, é evidente que a escolha do software de gestão empresarial é uma decisão crucial para o sucesso e eficiência do seu negócio. Considerar cuidadosamente os diferentes aspectos, desde as necessidades específicas da empresa até a segurança de dados, é fundamental para tomar uma decisão.
Lembre-se de que a escolha errada pode resultar em ineficiências operacionais e impactar a competitividade da empresa. Portanto, não hesite em dedicar tempo e recursos para avaliar todas as opções disponíveis. Conheça a plataforma Assertiva e descubra como podemos ajudar a impulsionar o seu negócio.
