Os avanços tecnológicos dos últimos anos proporcionaram, especialmente no ambiente corporativo, a praticidade e otimização de tempo e esforço de ações ou processos repetitivos, como é o caso das assinaturas eletrônicas. Mas você conhece todos os tipos de assinatura digital?
Antes, para que uma empresa firmasse contratos com seus clientes, era necessário imprimir todas as vias de contratos, assinar de maneira manuscrita e armazenar em pastas no escritório, o que gerava um esforço operacional grande, custos com papel, impressora, tintas, correio, além do acúmulo infindável de papéis e arquivos físicos.
Com a chegada da tecnologia de assinatura de documentos de maneira digital, recentemente regulamentada pela Lei da Assinatura Digital, todos esses problemas deixaram de existir, já que o envio de documentos para quem irá assinar é automático e a assinatura é feita em segundos, tudo isso sem perder o mais importante: a validade jurídica do arquivo assinado!
A segurança jurídica desse procedimento depende de alguns requisitos de comprovação da sua veracidade e autenticidade da identidade dos assinantes, por isso, você deve estar atento ao contratar ferramentas de assinaturas digitais para a sua empresa.
Para entender melhor quais são estes requisitos, quais são os tipos de assinaturas digitais existentes no mercado e como ela funciona, fique comigo e acompanhe este post!
O que é uma assinatura digital?
A assinatura digital ou eletrônica, é um tipo de tecnologia que permite a assinatura via celular, tablet ou computador, de qualquer documento, desde que seja possível a comprovação da sua identidade.
Para obter validade jurídica, a assinatura digital deve comprovar quem assinou aquele documento e evidenciar por meio de um conjunto de dados pessoais, de geolocalização e horário, a fim de não deixar dúvidas sobre a veracidade da assinatura.
Existem alguns tipos de assinaturas digitais e a diferença entre elas é essencialmente o modo como a confirmação da identidade do assinante será feito. As modalidades são: assinatura digital simples, assinatura digital avançada e assinatura digital qualificada.
Você sabia que a depender da modalidade da assinatura utilizada, este formato de assinatura pode inclusive ser usado para transações com órgãos públicos?
Abaixo você saberá as principais diferenças e vantagens na utilização de cada um dos tipos de assinatura.
Quais as vantagens de utilizar assinatura digital nas empresas
A assinatura digital proporciona aos usuários e assinantes, uma série de benefícios, conforme falamos anteriormente, mas vale destacar as principais vantagens:
- Economia de materiais de impressão física: com este formato, não há o que se falar em papel, impressora, tinta e custos de envio pelo correio do documento! Basta que você tenha o documento em formato digital (pode ser em word e pdf, inclusive) e todos os envolvidos na assinatura receberão o arquivo automaticamente após o envio.
- Comodidade para a empresa e para o cliente: a assinatura digital permite que você e seu cliente assinem documentos a qualquer momento e de qualquer lugar, dispensando até o reconhecimento da assinatura em cartório.
- Segurança jurídica na assinatura: todo o processo é feito com base na comprovação de identidade de quem está assinando, assim, não há espaço para que a assinatura seja fraudada ou discussão sobre a segurança e veracidade das informações do contrato.
- Agilidade e otimização de tempo para a sua empresa: Quaisquer alterações nos documentos ou nos dados dos assinantes podem ser modificados rapidamente nos sistemas eletrônicos, isso evita retrabalho para a sua empresa e burocracias no processo de assinatura de contratos.
Tipos de assinatura digital e suas diferenças
A principal diferença entre os diversos tipos de assinaturas digitais está relacionada ao conjunto de dados necessários para a confirmação da identidade dos assinantes, assim como, a forma como se vincula estes dados ao documento.
Veja agora a descrição e detalhes de cada um dos tipos de assinatura:
- Na assinatura eletrônica simples, os dados utilizados como comprovação da identidade do usuário são, normalmente, preenchidos pelo próprio assinante no momento da assinatura. Muitas vezes, também são acompanhados dos dados de IP do dispositivo utilizado para assinar, da rede em que acessou a internet e da geolocalização no momento da assinatura.
Perceba que com a somatória de todos estes dados, se torna fácil conferir exatamente a pessoa que fez a assinatura e a validade deste modelo passa a ser inquestionável.
- Na assinatura eletrônica avançada, a confirmação da identidade do assinante é feita de maneira mais robusta, pois se utiliza dados biométricos (confirmação pela biometria facial, por exemplo) ou um PIN (personal identification number), sendo este, um código de segurança único para cada usuário e que não deve ser compartilhado. Um bom exemplo deste tipo de assinatura é a validação pelo certificado digital, também conhecido como ICP-Brasil.
Por se tratar de um dado único por usuário, seja pessoa física ou jurídica, essa é uma das modalidades mais seguras de assinatura digital, já que além de autenticação da identidade do assinante, os dados transmitidos são criptografados.
- Na assinatura eletrônica qualificada, a assinatura é realizada por meio de chaves criptográficas através de certificado digital que tenha sido emitido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI.
Este tipo de assinatura é equivalente àquela feita a próprio punho, com reconhecimento de firma em cartório.
A partir destas explicações, é possível compreender que a assinatura digital possui diversos níveis de complexidade, mas é importante que você saiba que independente da modalidade escolhida, todas possuem validade jurídica e podem ser tranquilamente utilizadas em contratos e demais documentos.
Você deve estar se perguntando em que momento utilizar cada uma dessas assinaturas, mas fique tranquilo, abaixo está a resposta para esta pergunta.
Quando é recomendado usar cada tipo de assinatura digital
Você já sabe que cada uma das modalidades de assinatura digital possui tipos diferentes de requisitos e graus de segurança na validação da identidade.
Por esta razão, a escolha de qual será o mecanismo adotado para assinatura eletrônica dos seus documentos, deverá ser feita de acordo com o grau de exigência na identificação do assinante.
A assinatura eletrônica simples é indicada para confirmação de identidade de baixo risco, já que existe a possibilidade de conter informações equivocadas no preenchimento dos dados pelo usuário, além da chance de fraude nos dados de assinatura do documento.
A assinatura eletrônica avançada é ideal para os casos em que não se pode ter dúvidas sobre a identidade de quem assinou o documento. O risco de fraude deste modelo é muito baixo, sendo uma das modalidades mais utilizadas pelo mercado atualmente.
A assinatura eletrônica qualificada é aconselhável para os que buscam o nível mais alto de segurança, normalmente utilizada para assinatura de documentos que serão transacionados com órgãos públicos e receita federal, por exemplo.
Não há dúvidas de que a assinatura digital é o caminho para o sucesso e otimização dos processos de assinatura de documentos na sua empresa, não é mesmo?
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