O segmento de aluguel de equipamentos para terceiros é um mercado em franco crescimento e com muitos desafios e dúvidas, como a questão da organização de contratos e dos ativos para locação. A solução para essa equação é a implementação de uma gestão de contratos de locação eficiente.
Por se tratar de um empreendimento caro e com riscos inerentes à própria atividade, a organização e o gerenciamento de contratos de aluguel se mostra uma ferramenta fundamental para resguardar a empresa dos acordos firmados com os seus clientes.
Um processo de administração de contratos de aluguel possui algumas diretrizes básicas, bem como orientações que podem gerar otimização e minimizar perdas que, em outros casos, seriam comuns. Neste artigo, você vai poder entender melhor os principais conceitos sobre a gestão de contratos, meios de cobrança, gestão da manutenção dos equipamentos e dicas sobre documentos e registros.
Importância da gestão eficiente de contratos de locação para locadoras de equipamentos
Pode ser que você esteja se perguntando: por que, afinal, é tão importante que se tenha estratégias para a gestão e a locação de equipamentos? Não seria mais simples realizar procedimentos básicos, como fazer contratos tradicionais?
Essas questões são muito comuns, e por isso separamos a resposta em tópicos — motivos pelos quais é tão importante fazer esse controle de contratos de locação para locadoras.
Impacto positivo na organização e rentabilidade da locadora: uma estratégia de gestão de contratos permite que o gestor sempre saiba quem alugou qual equipamento, por qual valor e por quanto tempo, otimizando a gestão dos ativos e de novas locações.
Melhoria na experiência do cliente e fidelização: uma gestão organizada de contratos facilita a vida de todos, inclusive a do cliente, que percebe a preocupação com os processos e acaba retornando a fazer negócio por conta da transparência e da facilidade.
Redução de riscos de fraudes e inadimplência: infelizmente, estelionatários atuam em peso em todos os tipos de mercado, e a melhor solução para tentar coibir suas ações é a implantação de um sistema de gestão confiável e preciso, que inclua funções de análise de crédito e validação cadastral.
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Processo de gestão de contratos de locação
A gestão de contratos é feita por meio de uma série de boas práticas que envolvem basicamente o controle de todas as informações e de todos os eventos que ocorrem em uma empresa de locação de equipamentos.
Esse processo faz parte de um arcabouço maior de práticas: a gestão de locação, que é a administração do aluguel de bens e equipamentos para terceiros.
Uma boa prática essencial para gestão de contratos é a criação de contratos que contenham informações claras e detalhadas. Podemos incluir aqui dados essenciais, como valores, prazos, condições de retirada e devolução do bem, dentre outros.
Além disso, outro fator importante é o monitoramento das datas de vencimento e renovação dos empréstimos, que devem ser controlados de maneira a não causar transtornos para outros clientes e nem prejuízo para a empresa.
Esses e muitos outros aspectos da gestão de contratos podem ser facilmente administrados por meio de um bom sistema de gestão ou planilhas de controle de locação de equipamentos.
Políticas de cobrança e renegociação
Conforme pontuamos, uma boa gestão de locação de equipamentos precisa priorizar as políticas de cobrança e renegociação de dívidas da empresa.
Dentro dessas políticas é preciso constar, inclusive, qual a principal estratégia para cobrar clientes de locação de equipamentos lidar com a inadimplência, na qual podemos incluir ações como a cobrança preventiva (um lembrete aos clientes sobre o pagamento que está para vencer) e a cobrança reativa (quando o pagamento já venceu).
Esse conjunto de ações de cobrança, faz parte dos benefícios de uma plataforma bastante robusta e eficiente na criação de uma esteira de cobrança e recuperação de inadimplentes: o Assertiva Recupere, da Assertiva!
Importância da gestão de estoque e controle de manutenção e reparos
A otimização de processos em contratos de locação de equipamentos passa sempre pela criação de estratégias que lidam diretamente com a gestão dos equipamentos e bens a serem locados para terceiros.
Dentre essas estratégias, podemos citar a gestão de estoque e inventário de ativos, essencial para que nada se perca, gere confusão, e até mesmo inconvenientes graves para os clientes da empresa.
Outro processo importante dentro desse tema é a administração da manutenção e dos reparos das máquinas e bens, por serem custos geralmente altos e que sempre entram na conta da empresa.
Ainda sobre a questão da integridade dos equipamentos e bens locados, outro ponto importante para a gestão de contratos de locação é o cálculo da depreciação dos equipamentos, essencial para evitar aquele prejuízo difícil de enxergar, mas que mês a mês corrói sua operação.
Gestão de documentos e registros
Já vimos neste artigo muitas práticas e ferramentas para a gestão de contratos de locação, mas resta ainda um último tópico, e não menos importante: a gestão de documentos e registros das operações de locação.
Este processo é parte integrante do monitoramento de contratos de aluguel de equipamentos, sendo os registros e a documentação componentes vitais para que a empresa de locação possa se proteger da ação de estelionatários que visam roubar equipamentos.
Uma das funções mais eficientes nesse sentido é a implantação da validação de identidade por meio de biometria facial, que adiciona muitas camadas de segurança ao cadastro de clientes.
Outra estratégia válida é realizar a gestão direta desses documentos por meio da nuvem, com processamento e armazenamento 100% remotos, além da coleta de assinatura eletrônica com validade jurídica.
Já a validação de dados cadastrais dos clientes, é de extrema importância para locadoras de equipamentos, pois ajuda a prevenir fraudes e a reduzir a inadimplência, uma vez que permite uma análise mais precisa da capacidade financeira e da veracidade das informações fornecidas pelo cliente.
Todos esses benefícios você pode encontrar na plataforma Assertiva: o Assertiva Autentica, que permite a validação de identidade e prevenção contra fraudes por meio de biometria facial, além da assinatura digital validada juridicamente para documentos, e o Assertiva Localize, que permite uma análise cadastral completa dos clientes e prospects.
Conclusão
A gestão de contratos para empresas de locação de equipamentos é uma prática estratégica e fundamental, pois, como vimos, pode auxiliar o empreendimento a evitar perdas desnecessárias e até mesmo fraudes praticadas por estelionatários.
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E, claro, se este artigo ajudou você e sua empresa de alguma forma, não hesite em compartilhar com os seus contatos, que também podem se beneficiar!
