A gestão financeira tem um papel central e fundamental para organizações de todos os tipos e tamanhos. Entre as funções da gestão financeira, fazer a cobrança é uma das atividades centrais, que exigem um esforço contínuo de melhoria dos processos. Para isso, a carteira de cobrança é uma ferramenta de suma importância.
Carteira de cobrança é um serviço que permite que as empresas associem os boletos emitidos ao banco, de modo que este seja responsável por realizar o monitoramento de todo o fluxo do boleto, como o acompanhamento do pagamento, atrasos, etc.
Neste artigo explicaremos, em detalhes, do que se trata a carteira de cobrança, sua importância e como implementar. Boa leitura!
O que é carteira de cobrança?
Carteira de cobrança é um recurso disponibilizado pelos mais diversos bancos brasileiros, que permite uma emissão de boleto associada à instituição bancária, de modo que esta seja responsável pelo acompanhamento de qualquer alteração.
Para contratar esse recurso bancário, é preciso que a pessoa responsável pelas questões financeiras da empresa entre em contato com o banco e consulte as condições.
Qual a diferença entre carteira de cobrança com e sem registro
A carteira de cobrança com registro é uma forma de garantir que cada boleto esteja inscrito no banco em todas as emissões. Em contrapartida, um boleto sem registro é aquele em que não ocorre o registro ou o acompanhamento por parte de uma instituição bancária. Esta última forma não existe mais no Brasil, desde 2016.
Na época, a FEBRABAN (Federação Brasileira dos Bancos) concluiu a aplicação do Projeto Nova Plataforma de Cobrança, levando as empresas que mantinham carteiras de cobrança sem registro para um novo modelo, agora com registro.
Quais os tipos de cobrança além da carteira de cobrança
A carteira de cobrança não é a única modalidade de cobrança disponível para as empresas.
Cobrança simples
Há, ainda, a cobrança simples que, como o próprio nome sugere, consiste em emitir um boleto simples para envio ao cliente. Neste contexto, o banco apenas emite o boleto e transfere o crédito para a empresa, em caso de pagamento, podendo também realizar a cobrança.
Cobrança caução
No caso da cobrança caução, a participação do banco é um pouco maior, já que este lida não apenas com a emissão do boleto, mas também com notas promissórias, letras de câmbio e títulos de crédito. O valor da cobrança é depositado na conta da empresa somente após o pagamento.
Cobrança desconto
Em terceiro lugar, podemos destacar a cobrança desconto, semelhante ao tipo de cobrança anterior, uma vez que o banco também pode receber duplicatas, promissórias, a vencer e títulos de crédito.
No entanto, caso o cliente não realize efetivamente o pagamento, a instituição bancária debita o valor da conta da empresa, sendo responsabilidade desta última garantir a regularização do devedor.
Cobrança direta
Já a cobrança direta, também conhecida como cobrança rápida, é recomendável para as empresas que precisam emitir uma grande quantidade de cobranças. Através deste tipo, a organização utiliza um software para emissão e envio dos boletos, de forma muito mais rápida e facilitada.
Cobrança indexada
Por fim, a cobrança indexada entra em cena nas situações onde a cobrança não tem um valor fixo, como quando o valor depende do câmbio de moedas.
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Como fazer uma boa gestão de cobrança na sua empresa?
Para empresas que buscam profissionalizar e aumentar a eficiência das cobranças, é fundamental realizar uma boa gestão da área de cobrança. Isso pode ser feito de diversas maneiras, mas em linhas gerais é preciso seguir um passo a passo simples, que detalhamos a seguir:
Tenha uma régua de cobrança
Como base para uma cobrança eficiente, é fundamental criar e aplicar uma régua de cobrança. Mas, afinal, no que consiste isso? Em resumo, é uma abordagem que torna o processo de cobrança mais amigável e ordenado, de modo que o consumidor não se sinta violado, além de evitar cobranças indevidas.
Na régua de cobrança, são configuradas datas para que mensagens ou ligações sejam enviadas e realizadas. Essas comunicações são estabelecidas tanto antes da data de vencimento da dívida como também depois. Para isso, é fundamental entender com quantos dias de atraso pode começar a realizar as cobranças.
Tenha uma boa abordagem estratégica e por perfil de cliente inadimplente
Adotar uma postura personalizada também é fundamental para um processo de cobrança eficiente.
Um exemplo prático disso é o seguinte: imagine que João deve R$1.000 para a Empresa X. João sempre pagou em dia, é um cliente fiel e inclusive faz indicações para os amigos. No entanto, neste mês em específico, não conseguiu honrar com seus compromissos.
Agora pense em outro cenário: Jonas também deve para a Empresa X e, por coincidência, deve o mesmo valor, ou seja, R$1.000. Mas Jonas já é reincidente, todos os meses atrasa o pagamento e desta vez ignora todas as tentativas de contato.
Será que é correto dar o mesmo tratamento para os dois clientes? Naturalmente, em nenhuma das situações a empresa deve faltar com educação ou coisa do gênero. Mas é possível ser muito mais benevolente na abordagem com o João.
Em um processo de cobrança, cada cliente deve ser considerado individualmente. Isso é a base para obter sucesso e retorno financeiros das ações de cobrança, além, claro, de garantir um respeito às leis de cobrança.
Tenha contatos atualizados dos clientes para otimizar o processo de cobrança
Em caso de cobrança, não ter o contato do cliente é terrível, uma vez que encontrá-lo para conseguir cobrar torna-se praticamente impossível. Por isso, é de suma importância validar a base de dados e mantê-la sempre atualizada.
Conte com um Score de propensão de pagamento de dívidas para cobranças
É fundamental dar uma atenção especial aos processos anteriores à cobrança. O Score é uma ferramenta útil para isso, uma vez que determina a propensão de pagamento de dívidas por parte do cliente que busca crédito. Dar atenção a esse indicador evita uma série de dores de cabeça.
Padronize os processos de cobrança
A profissionalização e o aumento da eficiência da cobrança passa pela padronização dos processos. Ter uma cobrança organizada é uma das principais bases para que empresas de todos os portes gozem de uma gestão de carteira de cobrança eficaz. Podemos destacar, entre as ferramentas que permitem essa padronização, o funil de cobrança.
Como automatizar a sua esteira de cobrança?
Para automatizar a sua esteira de cobrança, de modo a garantir a eficiência desta e ainda diminuir o trabalho manual, a Assertiva conta com o Recupere, que permite a visualização facilitada das cobranças, entregando um acompanhamento prático e visual de cada cobrança da carteira.
Além disso, é possível gerenciar as baixas de pagamento e personalizar a régua de cobrança. Todos esses recursos em uma única plataforma, com dados atualizados e acompanhamento do Score.
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