Estender as relações comerciais e o fechamentos de contratos no cenário digital se tornou uma mão na roda para os empresários, ainda mais em tempos onde o trabalho remoto e o distanciamento se tornaram uma necessidade. 

Infelizmente, essa praticidade amplia a exposição aos golpes e fraudes. Saber reconhecer e validar uma assinatura digital, contudo, livra as empresas de boa parte deles.

Antes da etapa, precisam entrar na conversa alguns conceitos que ainda são novos para muitos gestores, como o certificado e a autenticação digital, prazos de validade das assinaturas digitais e as soluções de validação de identidade que estão disponíveis no mercado.

Nossa proposta é explicar um pouco desses conceitos e como reconhecer uma assinatura digital verdadeira, tranquilizando quem necessita ou pretende negociar no ambiente virtual. 

Esse é o seu caso? Acompanhe até o final e veja como essa tecnologia pode ser vantajosa e bem mais simples do que você imagina.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital de documentos é o recurso que permite assinar e reconhecer a identidade de determinada pessoa no meio eletrônico. É a garantia — no meio eletrônico e fora dele — de que determinado ente de uma negociação é de fato quem diz ser.

Criadas para aprimorar a segurança no meio eletrônico, são utilizadas para transitar valores, fechar acordos com fé pública ou remeter e receber informações de cunho confidencial. Um exemplo dessa função são as remessas de obrigações fiscais e contábeis ao governo, assinadas digitalmente via certificado digital.

Até mesmo os sites têm o seu sistema de assinatura digital. A identidade a ser verificada nesse caso é o domínio, que deve ter um certificado SSL válido. Quando os navegadores de internet identificam o protocolo, exibem um selo de site seguro para a página, aumentando sua credibilidade pública.

Assinatura eletrônica e assinatura digital são a mesma coisa?

Embora pareçam sinônimos, os dois termos têm significados distintos. A assinatura eletrônica é algo mais abrangente, pois engloba diferentes caminhos e métodos para reconhecer uma pessoa na internet. A assinatura digital está dentro desse grupo.

É importante destacar que nem toda assinatura eletrônica tem validade legal. Quando você busca meios de como exibir sua assinatura digital no PDF, na verdade, está inserindo uma assinatura eletrônica que reproduz a sua grafia tradicional, sem necessariamente aplicar valor jurídico ao documento.

Para tal, é necessário que ela passe por um processo de validação eletrônica, que pode ser a criptografia, reconhecimento de identidade via biometria ou por outro meio. 

O certificado digital, por exemplo, valida a assinatura por algoritmos assimétricos de criptografia. A partir daí, pessoas físicas e jurídicas passam a ter uma assinatura segura na internet, transportada na rede dentro de uma chave criptografada

Uma vez utilizada, não é possível remover a assinatura digital de um documento, como dá para fazer em documentos do Word, Excel e até mesmo no formato PDF. Somente o detentor da chave pode descriptografá-la, ou seja, torná-la legível novamente para verificar sua autenticidade.

Quais as vantagens para a sua empresa?

O processo físico de assinaturas pode demandar muito tempo do gestor e de outros funcionários, restringir oportunidades de negócio e aumentar os gastos administrativos da empresa. 

Quem já destrinchou alguns centros de custo relacionados sabe quanto recurso é despendido com impressões, armazenamento de arquivos físicos, remessa de contratos para assinatura, reconhecimentos de firma, gerenciamento dos documentos etc.

Além de agilizar processos e facilitar a entrada de receitas, quem opta pelo uso do certificado digital também pratica a sustentabilidade e pode construir uma cultura organizacional que preza pelo uso mínimo de recursos naturais.

Sem contar que, após verificar se a assinatura é verdadeira, a transação se torna até mais segura em relação ao meio tradicional. Afinal, não são raras as falsificações de assinatura e os golpes por empresas fantasma. Isso sem contar que somente pessoas autorizadas podem acessar os documentos.

As chances de alguém interceptar e roubar dados de um documento são praticamente nulas, em função das diversas camadas de segurança contidas nos protocolos de criptografia. Em resumo, os principais benefícios da assinatura digital são:

  • praticidade — contratos assinados a qualquer hora e lugar, sem deslocamentos ou remessas por portador;
  • competitividade — quebra de barreiras geográficas e ampliação do alcance da empresa;
  • segurança antifraude — criptografia e sistemas de verificação de legitimidade, reduzindo as falsificações;
  • economia — menos uso de papel, tinta de impressora e idas ao cartório;
  • rotinas mais rápidas e eficientes — facilidade para gerenciar, organizar e localizar documentos;
  • sustentabilidade — mínimo impacto ao meio ambiente;
  • melhora da imagem organizacional — inserção digital e empresa mais alinhada aos valores da sociedade moderna;
  • plena validade jurídica — documentos reconhecidos perante órgãos públicos e entidades legais;
  • preservação dos dados do negócio — o contrato não é extraviado e é aberto somente pelos interessados.

Quer descobrir como deixar seus contratos digitais ainda mais seguros? Confira também:

Como fazer uma assinatura digital com certificado?

O primeiro passo é adquirir um certificado digital de uma Autoridade de Registro (AR) — conhecida também como Autoridade Certificadora (AC), empresa autorizada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Brasileiras) para fornecer o sistema.

O certificado digital pode validar a identidade de uma empresa (CNPJ), pessoa física (CPF) e dar autenticidade a registros de classe de alguns profissionais, como advogados, engenheiros, médicos, entre outros.

Ao adquirir o certificado, a empresa fornecerá um cartão e um dispositivo para executar sua leitura, seja um token, leitor de chip, arquivo instalada no próprio computador do usuário ou dispositivo na nuvem. 

Basta instalá-lo e iniciar a utilização em serviços do governo ou tecnologias que aceitem o recurso. Após a assinatura é liberado um arquivo compactado para ser baixado, composto por diversos documentos. No geral, conterá:

  • documento original sem assinatura;
  • nome do proprietário do certificado;
  • QR Code;
  • número do hash do arquivo;
  • código para verificação;
  • carimbo com data e hora da assinatura (em alguns casos);
  • versão final do documento, com a assinatura.

Como saber se uma assinatura digital é válida e garantir a segurança na operação?

Você está prestes a fechar um contrato grande, mas tem o receio de que a outra parte não seja idônea, ou invalide o documento? 

Sem nenhum rodeio nem longas contextualizações, mostraremos a seguir o que atentar na hora de verificar uma assinatura digital:

Utilize um verificador de assinatura

É possível encontrar sistemas na internet que verificam se um arquivo assinado via certificado digital ICP-Brasil está de acordo com o DOC-ICP 15, documento que estabelece a política para assinaturas digitais aqui no Brasil.

O governo conta com um verificador de conformidade, disponível no site do Instituto Nacional de Tecnologia (ITI). O sistema lê padrões de assinaturas nos formatos CAdES, XAdES e PAdES.

É possível ainda contratar serviços mais completos para validar uma assinatura digital, envolvendo inclusive sistemas de dupla checagem de identidade. Antes de contratar, verifique a amplitude de padrões que o serviço atende e claro, se está alinhado ao ICP-Brasil.

Verifique a integridade do documento

O sistema de assinaturas via certificado digital é composto por duas chaves de criptografia. Na verdade é semelhante a um sistema de chave e fechadura, onde uma criptografia embaralha a informação — tornando-a ilegível para terceiros — enquanto outra a decifra no momento certo e pela pessoa certa, o destinatário.

O processo já é suficiente para garantir a legitimidade do contrato digital ou outro documento. Ainda assim, fique atento se o conteúdo do documento foi alterado após a assinatura, modificando alguma cláusula importante.

Reforce a segurança com uma plataforma de assinaturas digitais

Essas plataformas são como gestoras de contratos digitais, onde sua empresa pode assinar e receber documentos virtuais de maneira mais rápida e descomplicada. 

Você pode utilizar o sistema para centralizar todas as questões relacionadas ao assunto, desde a renovação do certificado — grande parte dessas empresas são Autoridades de Registro — verificação de assinaturas, até o armazenamento e organização dos seus documentos digitais.

Considere a validação por biometria

Uma forma de reforçar a segurança das vendas e da sua operação é contar também com um sistema verificador de identidade. 

A solução mais utilizada na atualidade é a biometria facial ou digital, aplicações antifraude que permitem a validação de documentos e pessoas em operações de crédito, controles de acesso diversos e outras funcionalidades que visam o combate das fraudes internas e externas.

A assinatura digital possui validade legal e pode ser aplicada para diversas finalidades, desde que passe por mecanismos que reconheçam sua autenticidade. Neste artigo você conferiu alguns meios de efetuar essa verificação, além de ter conhecido os benefícios de implementar o recurso na sua empresa. Esperamos que tenha gostado.

Quer fortalecer a segurança e eficiência dos seus dados?

Os dados se tornaram um recurso fundamental para o desenvolvimento das empresas, por isso, merecem o mesmo cuidado e proteção empregado sobre aqueles ativos mais valiosos de qualquer organização.

A Assertiva é especialista em desenvolver soluções para localização, armazenamento e uso inteligente de dados, visando a proteção do negócio por meio de relações comerciais mais transparentes e seguras. 

Quer entender melhor como podemos ajudá-lo nessa questão e acelerar suas conquistas? É só clicar aqui e iniciar uma conversa com um de nossos especialistas!

0 Shares:
Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Você também pode gostar