O setor de cobrança da sua empresa tem tido bons resultados? Previsibilidade de débitos, controle de fluxo de caixa, desenvolvimento de estratégias e reversão de crédito são algumas das responsabilidades desse departamento.
Para ter uma vida financeira saudável, o setor de cobrança deve seguir padrões rígidos e estar atento às melhores práticas, além de contar com uma equipe muito bem treinada.
Não é à toa que alguns negócios acabam contratando uma empresa de cobrança para gerir esse setor. Apesar de investir em uma recuperadora de crédito não ser uma má ideia, é possível desenvolver um bom setor de cobrança dentro do seu negócio. Confira no artigo abaixo.
Qual a importância e como funciona o setor de cobrança na empresa?
O setor de cobrança é aquele responsável por gerir os pagamentos em aberto de uma empresa, entrando em contato com os inadimplentes e negociando dívidas.
O que algumas pessoas não sabem é que o setor de cobrança também atua na prevenção da inadimplência. Isso significa que essa área analisa as contas da empresa, desenvolve estratégias e coloca em prática ações para diminuir as chances de inadimplência.
O departamento de cobrança, portanto, é importante para manter um controle rígido das finanças da empresa. É por meio do processo de cobrança que se pode saber quais os créditos que serão recebidos e as perdas que o negócio enfrentará.
A partir daí, são estabelecidas estratégias para uma cobrança efetiva, com o maior retorno de receita possível. E mais receita é sinônimo de maior prosperidade ao negócio.
Efeitos de um mal controle de cobranças
O mal controle das cobranças causa, no mínimo, um desequilíbrio financeiro na empresa. O fluxo de caixa depende diretamente do bom gerenciamento do setor de cobrança.
A harmonia financeira de uma empresa depende do recebimento do crédito previsto e da melhor taxa de reversão das dívidas. Afinal, todo e qualquer negócio enfrenta situações de inadimplência; a diferença está na forma de lidar com isso.
Em havendo um bom controle das cobranças, além da taxa de pagamento das dívidas ser maior, a relação com o consumidor não fica desgastada. Pessoas atrasam suas contas por inúmeros motivos e não é isso, necessariamente, que faz de um devedor um mau cliente.
Com boas práticas de cobrança, além de potencializar as chances de reversão do crédito perdido — aumentando a lucratividade do negócio — garante-se a manutenção do cliente para futuras negociações.
Como organizar e otimizar o setor de cobrança na empresa?
Com tamanhas vantagens na organização de um bom setor de cobranças, o que resta é saber efetivamente como funciona o setor de cobrança de uma empresa. Para isso, separamos cinco dicas de como desenvolver um setor de cobrança eficiente:
Informações financeiras confiáveis e cadastro de dados atualizado
A base de dados na qual se baseia o time de cobranças deve ser impecavelmente correta e atualizada. Todo o trabalho do departamento depende da consulta de informações que apontem quais os devedores, os valores pendentes, as datas de vencimento etc.
Além disso, a partir dessa consulta, somente é viável o contato com o cliente — e consequente renegociação da dívida — desde que a empresa conte com dados atualizados de seus clientes. É por isso, inclusive, que recomendamos a adoção de sistemas automatizados de inserção e atualização de dados.
Treinamento da equipe
A cobrança precisa ser alinhada dentro da empresa. Todos os membros do time devem ser devidamente treinados e constantemente atualizados das práticas empresariais.
Todos os colaboradores devem atuar da mesma forma, estabelecendo a identidade da empresa no quesito cobrança. O melhor atendimento ao cliente, aliado a melhores resultados de reversão de crédito, somente é possível se todos os membros da equipe estiverem cientes das metas, estratégias, política e manual de conduta da empresa.
Definir canais de cobrança
Como será feita a cobrança? Por e-mail, mensagem SMS, carta, telefone? Definir quais os canais de cobrança é essencial para desenvolver qual a melhor abordagem.
Pode ser que o seu negócio tenha mais de um canal de cobrança; aliás, isso é o comum. Para diferentes tipos de clientes, recomenda-se o uso de diferentes canais de cobrança, cada qual mais compatível com o público-alvo.
Régua de cobrança e política de cobrança
Régua de cobrança e política de cobrança significam estabelecer o passo a passo do setor de cobrança de uma empresa. Funciona como um script, com ações a serem tomadas desde antes do vencimento da dívida até a recuperação do crédito.
Registre todo o processo
Para saber como funciona uma empresa, é preciso também ter consciência de como funciona todo o processo de cobrança.
Inclusive para futuras auditorias, a cobrança precisa estar organizada da melhor forma possível. Todo o processo de documentação é mais ágil e seguro se feito digitalmente: evita-se o cometimento de erros, poupam-se recursos físicos e de mão de obra humana.
Invista em um sistema de cobrança automatizado para ter uma base de dados segura, fácil de acessar, ágil e atualizada.
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O que não fazer na hora de cobrar?
As boas práticas de cobrança não só aumentam as chances de quitação da dívida, bem como evitam o cometimento de cobranças indevidas. O Código de Defesa do Consumidor traz algumas ações que são vedadas pelo credor; se o seu setor de cobrança ou a empresa de cobrança atuar fora dos parâmetros legais, o consumidor lesado pode acionar a credora na justiça.
Para evitar problemas, na hora de cobrar:
- Não entre em contato com o cliente somente quando a dívida já está vencida;
- Programe lembretes de vencimento para evitar atrasos;
- Não faça um contato rude ou agressivo — sempre dê preferência à cobrança amigável;
- Não utilize apenas um canal de contato;
- Não entre em contato no local de trabalho do cliente;
- Não informe a terceiros, mesmo que familiares, sobre a dívida.
A situação de cobrança é desagradável para todos os envolvidos. Mas, se essa é uma realidade inevitável, nada melhor do que investir em ferramentas que aumentem os resultados na hora de cobrar seus clientes.
Pensando nisso, preparamos um material gratuito com instruções de como fazer a cobrança da maneira mais efetiva possível. Saiba mais baixando nosso Combo Completo para Operação de Cobranças.
