Quando não há um efetivo controle de pagamento de clientes, uma empresa pode passar por diversas dificuldades. A principal, no entanto, é sem dúvidas o aumento da inadimplência.
Mas há, ainda, outra consequência muito negativa: a cobrança indevida. Enquanto deixar de receber um pagamento tem efeitos negativos no caixa da empresa, as cobranças indevidas impactam clientes que não deveriam ser cobrados.
Com isso, há uma geração de valor oposta, ou seja, ao invés de a empresa ser associada a valores positivos por parte do cliente, esta acaba por ser entendida como desorganizada e inconveniente.
Para uma gestão financeira efetiva, é preciso conseguir a melhora do controle de pagamento de clientes. E é justamente sobre isso que iremos falar neste artigo. Boa leitura!
O que é e para que serve o controle de pagamentos de clientes?
O controle de pagamentos de clientes consiste em um monitoramento ativo realizado pela empresa, com a finalidade de conseguir identificar, com a menor taxa de falha possível, os recebimentos advindos de pagamentos realizados por clientes, bem como aqueles não realizados.
Nas empresas, geralmente há um setor ou grupo de funcionários responsáveis por acompanhar os valores a pagar e a receber.
O controle de pagamentos consiste em garantir que os recebimentos aconteçam em dia, de modo a não prejudicar a empresa no cumprimento de suas obrigações financeiras.
Este controle serve, ainda, para garantir um acompanhamento mais realista do momento financeiro da empresa, de modo a definir metas, identificar despesas que precisam ser cortadas, planejar o contexto financeiro, alterar preços dos produtos e até intensificar a cobrança de inadimplentes.
Benefícios de ter um controle de pagamentos de clientes eficaz
Ao realizar o controle de pagamento de clientes, é possível experimentar efeitos diretos e positivos na gestão financeira da empresa. Desse modo, as decisões ganham mais velocidade e assertividade.
No que diz respeito ao relacionamento com fornecedores, o controle de pagamentos também permite ampliar o poder de negociação, já que o aumento do recebimento dará à empresa maior capital para compras em proporções maiores, diminuindo o custo geral.
O principal benefício, no entanto, está relacionado à diminuição da inadimplência. Após determinado período de atraso, a empresa pode iniciar algumas ações de cobrança, levando o cliente a regularizar sua situação com maior velocidade.
Certas organizações utilizam sistemas de cobrança automatizados, de modo que todo esse processo ganha ainda mais agilidade e eficiência.
5 dicas para melhorar o controle de pagamentos de clientes
Em resumo, as empresas tomam três caminhos distintos para realizar o controle de pagamento de clientes.
O primeiro é o mais básico, consistindo em anotações manuais. Esse método pode ser útil sobretudo para contextos em que não há grandes volumes de clientes ou recebimentos.
Apesar de ter também sua eficácia, a anotação manual tem suas limitações, sobretudo a partir do momento em que o negócio começa a ganhar escala.
Por isso, empresas de médio porte costumam utilizar ferramentas um pouco mais avançadas, mas ainda limitadas, como as planilhas.
Neste modelo, no entanto, ainda é necessária uma atuação humana significativa. Mais uma vez, quando a empresa ganha escala, este método não poderá mais ser utilizado.
E é aqui que entra o último e mais recomendado caminho: o uso de plataformas especializadas.
Independentemente do método utilizado, algumas dicas são fundamentais para conseguir executar e melhorar o controle de pagamentos de clientes:
Mantenha cadastro e dados atualizados
A primeira dica fundamental para melhorar o controle de pagamento de clientes é sempre manter o cadastro dos clientes atualizado. Não existe nada tão negativo para o setor de cobranças do que não contar com as informações de contato atualizadas e em dia.
Para que isso aconteça, é sempre importante adotar três posturas complementares: a primeira diz respeito ao incentivo de atualização das informações, que pode ocorrer esporadicamente e deve ser solicitada pela empresa.
A segunda postura diz respeito à validação constante dos dados. Para isso, será necessário entrar em contato a partir das informações disponibilizadas.
Aqui, vale destacar um ponto: garanta que você tem pelo menos uma das hipóteses legais da Lei Geral de Proteção de Dados para esse contato.
Por fim, o setor de cobranças pode contar com um banco de dados de plataformas especializadas. Ao contar com esses recursos, os indicadores de cobrança são elevados e obtêm resultados cada vez melhores.
Ofereça diferentes formas de pagamento
A variedade de formas de pagamento também ajuda a manter os pagamentos em dia, facilitando o controle. Por vezes, a inadimplência não acontece por má-fé ou intencionalidade de não honrar com um compromisso assumido.
O que acontece é que alguns clientes enfrentam imprevistos. Diante desses imprevistos, uma forma de não prejudicá-los e nem prejudicar a empresa é dar mais opções de formas de pagamento.
Se não há saldo em conta para pagar um boleto ou fazer um Pix, por exemplo, é possível disponibilizar um link de pagamento para utilização de cartão de crédito. Isso é aplicável não apenas a cobranças pontuais, mas também àquelas recorrentes.
Defina prazos de pagamento e cobrança
Quando um negócio é fechado ou um produto é vendido, com certeza já é especificado o prazo de pagamento. Mas, além disso, é importante que a empresa defina também os períodos de cobrança para evitar inadimplência.
Isso acontece, por exemplo, com o envio de avisos antes e depois do vencimento. Aqui entra a importância de uma régua de cobrança e um sistema de cobrança automatizado.
Monitore o controle de pagamento de clientes
Outra dica fundamental para melhorar o controle de pagamentos de clientes é verificar o estado atual de cada um, ou seja, conferir o valor pendente de pagamento e quais faturas estão atrasadas.
Também é importante verificar quando ocorre First Payment Default, identificando as razões que levaram a isso.
Use a tecnologia para fazer o controle de pagamentos eficiente
Por fim, o último ponto de atenção que gostaríamos de destacar é a possibilidade de utilizar a tecnologia para um controle mais próximo e eficiente dos pagamentos.
Como exemplo de tecnologia que cumpre essa função, podemos citar o Assertiva Recupere, uma plataforma que acelera os processos e a rotina da operação de cobrança.
Através dessa plataforma é possível:
- realizar a gestão da carteira de cobrança;
- integrar e automatizar a régua de cobrança;
- unificar todos os canais de cobrança;
- tudo isso com segurança e adequação à LGPD.
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Conclusão
Neste artigo, você pôde conferir um pouco mais sobre o controle de pagamento de clientes. Em primeiro lugar, definimos este processo como o monitoramento ativo dos recebimentos advindos de pagamentos realizados por clientes, bem como aqueles não realizados.
Em seguida, detalhamos os benefícios de realizar este controle, onde destacamos:
- impactos positivos para a gestão financeira;
- velocidade nas decisões;
- ampliação do poder de negociação;
- diminuição da inadimplência.
Por fim, demos cinco dicas para melhorar o controle de pagamento de clientes. As dicas são:
- Mantenha os dados atualizados;
- Ofereça distintas formas de pagamento;
- Defina prazos dos pagamentos e de cobrança;
- Monitore o pagamento;
- Use da tecnologia.
Gostou do nosso artigo? Então você também gostará de saber que há uma solução perfeita para te ajudar a melhorar o controle de pagamento de clientes. Conheça o Assertiva Recupere, uma plataforma exclusiva da Assertiva pensada para otimizar seu dia a dia de cobrança.
