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Prevenir fraudes é um dos pontos que exigem grande atenção em um negócio, seja em ações dentro da própria empresa ou na relação com os consumidores. Pequenos ou grandes, os desvios provocam fortes perdas financeiras e ameaçam a sustentabilidade de qualquer organização.

Muitas empresas tratam a questão dos crimes financeiros de forma fragmentada, com posturas diferentes para esquemas fraudulentos de funcionários, de clientes, nas vendas online ou quaisquer outros ataques à segurança. Ter um sistema de gestão de fraudes amplo e unificado é a melhor alternativa para minimizar esses riscos.

Pensando nisso, reunimos neste artigo algumas dicas sobre como identificar e prevenir fraudes nas empresas. Continue a leitura e insira o seu negócio nessa jogada!

Descubra as fragilidades do negócio

As fraudes não são apenas um problema das estatais e das grandes corporações. Qualquer empresário atualmente está exposto ao risco de ser vítima dos crimes financeiros.

Dentre esses delitos, estão os ataques cibernéticos, que podem gerar roubo de dados e golpes no pagamento de compras online. Quem não atua com e-commerce também está sujeito a pequenos desfalques de produtos na loja ou no estoque. Também são comuns as fraudes na liberação de crédito para clientes mal-intencionados.

Podem ocorrer também as chamadas fraudes ocupacionais como a corrupção interna, roubo ou falsificação de relatórios financeiros e contábeis. Essas ações são geradas por funcionários ou prestadores de serviço considerados de confiança.

Também não há como negar que esses problemas ocorrem, em grande parte, em função de brechas ocasionadas pela própria gestão, como a falta de organização e controles inadequados, falhas durante uma mudança de processos ou ausência de acompanhamento mais próximo da liderança. 

Reconhecer os problemas que levam às fraudes é o primeiro passo para investir em medidas personalizadas para combater o problema. Já adiantamos que o ideal é iniciar, paralelamente, uma mudança na visão e gestão do negócio, mas fique tranquilo. Os próximos tópicos facilitarão essa transformação.

Entenda o ciclo de prevenção a fraudes

Não há como prevenir as fraudes sem um trabalho constante. Por isso, a prevenção a ataques e golpes financeiros é um ciclo contínuo de monitoramento, reconhecimento, tomada de decisões e gerenciamento. 

Além disso, essas etapas precisam envolver o aprendizado constante, com correção das ocorrências que surgirem. É importante ter mente que as ações contra os ataques devem ser rápidas, sem interferir no correto funcionamento da empresa ou na experiência do cliente.

Monitore seus processos

Você já deve ter ouvido por aí algo parecido com “o desonesto precisa apenas de uma oportunidade”. Quando você não acompanha ou desenvolve meios para monitorar o que acontece na empresa é exatamente isso que você gera.

Crie processos para nortear as ações manuais, as transações em dinheiro e até mesmo a contratação de fornecedores. Com esse caminho traçado, fica mais fácil reconhecer atitudes suspeitas, incompatíveis com as rotinas pré estabelecidas.

Além disso, relatórios de controle de gastos e de utilização dos recursos da empresa — como o uso de veículos, gastos com viagem, retiradas de estoque etc — também ajudam a inibir os fraudadores. 

Sem contar que a tecnologia pode ser a maior aliada nesse sentido. Utilize quantos mecanismos e sistemas puder para informatizar processos internos e controlar o acesso de funcionários e visitantes nas dependências da empresa.

Monte um conselho de prevenção às fraudes corporativas

A noção de conselho ou política de governança corporativa está muito conectada às grandes organizações, o que precisa ser revisto com urgência. Médios e pequenos empresários também podem se beneficiar da transparência e segurança dessas iniciativas.

Uma sugestão é criar um comitê com líderes ou funcionários de confiança de diversas áreas, de modo que cada um contribua com sua experiência particular. Esse grupo será responsável por criar as políticas, procedimentos de combate às fraudes, assim como ações de comunicação e conscientização dentro da empresa.

Realize auditorias internas

As auditorias internas são importantes para a identificação, apuração e prevenção de fraudes nas organizações. Em resumo, são ferramentas de verificação e conferência das atividades operacionais, contábeis e financeiras que acontecem em uma empresa.

Além de garantir que as medidas que você adotou para prevenir fraudes estão no caminho certo, as auditorias ajudam a corrigir possíveis falhas legais e criar um ambiente de trabalho mais transparente.

Corrija os pontos vulneráveis ao prevenir fraudes

Desenvolver procedimentos, monitorar e auditar são as bases para evitar fraudes nas empresas, mas não são tudo. Embora pareça contraditório, é comum encontrarmos empresas que detectam atividades suspeitas, mas não agem para corrigi-las.

Realmente não é fácil mudar a forma de realizar algumas tarefas, ainda mais quando o procedimento foi estabelecido há anos. Contudo, pouco adianta substituir o funcionário infrator se a brecha permanecer ali, esperando outro oportunista. Todo erro deve ser corrigido, por menor que pareça.

Em relação às fraudes externas, as vulnerabilidades podem estar na falta de controle dos inadimplentes, erros no processo de análise de crédito e até na falta de sistemas de TI para proteção dos sites e informações da empresa na internet. Verifique também esses pontos e faça as melhorias necessárias.

Conheça e capacite os colaboradores

Se você pretende fomentar determinados valores ao negócio é fundamental alimentá-lo com pessoas compatíveis a eles. Logo, quem anseia por colaboradores confiáveis precisa conhecê-los antes mesmo da contratação.

O RH ou o responsável pela seleção deve investigar o histórico dos candidatos, evitando pessoas com registro de atividades estranhas ou acusações anteriores. Depois é a hora da equipe de treinamento agir, transmitindo as políticas, medidas e ferramentas da empresa. 

O alinhamento de pessoal é uma excelente maneira de evitar fraudes internas. E por mais antigo e eficiente que seja um funcionário, jamais deixe de fiscalizar seu trabalho, pois grandes desvios costumam ser arquitetados por pessoas com esse perfil. 

Invista na biometria facial

Como nossa intenção é deixar você sempre um passo à frente em qualquer assunto, não deixaremos de lado mais esta ferramenta de prevenção às fraudes. A biometria facial vem sendo utilizada em serviços públicos e mercado financeiro, para validar a identidade dos clientes e evitar crimes cibernéticos.

A chegada dessa tecnologia pode revolucionar também todos os segmentos para prevenir fraudes empresariais. Com o sistema de reconhecimento facial é possível controlar o acesso a setores críticos, bem como registrar de maneira fiel quem entra ou sai da sua empresa.

Em relação aos golpes praticados por clientes, o reconhecimento facial evita possíveis golpes de falsidade ideológica, comuns no processo de avaliação de crédito. Se você já estruturou os demais pontos cruciais de prevenção a fraude, compensa investir um pouco mais na melhoria para aprimorar ainda esse processo.

Eliminar todos os riscos da atividade empresarial não é tarefa fácil. Impossível? É bem provável. Contudo, a adoção das medidas deste texto podem colaborar bastante com a tarefa de prevenir fraudes e instaurar um ambiente corporativo seguro e confiável para todos. 

Para aprimorar ainda mais essas dicas e potencializar seus efeitos, não se esqueça de adequá-las o máximo possível ao seu segmento de atuação e estilo de gestão.

Quer entender mais sobre o reconhecimento facial?

Como você viu, a biometria facial vem se mostrando uma importante ferramenta para prevenir fraudes nas empresas. Para entender melhor sobre esse assunto, clique aqui e confira um webinar exclusivo sobre esse assunto!

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