A assinatura de contratos no meio eletrônico requer proteção financeira e de privacidade, sendo a autenticação digital de documentos um dos melhores mecanismos para garanti-las.
Isso se faz ainda mais necessário com a digitalização de toda nossa vida, acelerada pela pandemia, que facilitou a rotina de pessoas e de empresas.
Diversos procedimentos se tornaram mais rápidos, simples e econômicos, mas aumentaram também a visibilidade e exposição de dados dessas entidades.
Até mesmo os cartórios precisaram se atualizar, criando um novo recurso de autenticação digital. Também chamado de autenticação notarial, é uma iniciativa para certificar documentos assinados no ambiente presencial e digital.
A ideia é fortalecer o valor jurídico dos documentos e facilitar o envio para diferentes pessoas e órgãos públicos.
Além do recurso, existem outras diversas formas de autenticar um documento online, cuja função essencial é garantir a veracidade do documento e dos dados do seu autor. Se você ainda não conhece, nem sabe como utilizar essas funcionalidades para validar seus contratos digitais, precisa conhecer o assunto o quanto antes.
É por isso que estamos aqui. Continue conosco e descubra como funciona a autenticação de documentos online e como sua empresa pode se tornar ainda mais segura e eficiente com ela!
O que é a autenticação digital de documentos?
Consideramos como autenticação digital de documentos qualquer processo que identifica os autores de um documento gerado e assinado por um meio eletrônico, sem margem para erros ou dúvidas.
É a forma encontrada para validar um arquivo digital, mecanismo que pode facilmente ser adulterado por falsificadores e golpistas.
Com a autenticação digital de documentos, é possível afirmar que uma assinatura digital é válida, ou seja, se foi de fato realizada por uma pessoa idônea e devidamente certificada. Também confirma a origem e integridade de um documento, verificando inclusive se ocorreram alterações no arquivo.
A autenticação de documentos emitidos na internet oferece também a possibilidade de controlar o acesso ao arquivo, pois utiliza mecanismos de validação que permitem a leitura somente por pessoas autorizadas. Fazem parte desse grupo as senhas, a leitura biométrica, as chaves criptográficas, entre outros itens.
Já no caso da autenticação notarial, aquela efetuada pelos cartórios, o processo é um pouco diferente. O sistema efetua a certificação online de cópias de documentos originais físicos. Pode ser efetuada em documentos digitais, embora o uso de certificado digital o torne opcional.
A autenticação digital notarial pode ser feita pela plataforma eletrônica e-Notariado, criada pelo Centro Nacional de Autenticação Digital (CENAD).
Como fazer uma autenticação digital de documentos?
Como você deve ter percebido, a autenticação em cartório não é a única forma de imputar validade jurídica aos documentos eletrônicos, pelo contrário.
No entanto, é preciso que o mecanismo de autenticação verifique ao menos 2 entre 3 fatores básicos para certificar a idoneidade de quem o assinou e/ou acessou. São eles:
Fator de conhecimento
É a etapa que exige do usuário o conhecimento de uma informação pré-programada, como uma senha, código PIN ou número de documento. É o que garante que o documento será aberto pelo titular do documento ou uma pessoa autorizada.
Fator de posse
Exige a posse de um dispositivo para acessar um arquivo, como um celular, token, computador ou cartão de acesso. O princípio do fator de posse é o sistema de chave e fechadura, conjugando um hardware e um software para geração de senhas randômicas — aleatórias — que validem o acesso ao documento.
Fator de característica
O último fator se baseia na utilização de particularidades físicas de um indivíduo para comprovar sua identidade. A tecnologia que possibilita esse tipo de validação é a biometria, que pode executar a leitura de digitais, varredura da íris ocular, o reconhecimento facial, identificação por voz, entre outros.
Embora os três fatores sejam autônomos, seu uso geralmente é combinado, já que reforçam a segurança um do outro.
Como mencionamos, o padrão mais aceito para validação de assinaturas digitais é a combinação mínima de dois fatores. Fique atento a isso quando contratar um serviço ou verificar a autenticação digital de um documento.
Quais são os tipos de autenticação de documentos existentes?
Existem diferentes tipos de autenticação de documentos online. Cada uma leva em consideração a forma como os fatores de verificação são coletados, acessados e armazenados. Tal arquitetura confere níveis de segurança diferentes para cada um deles.
Quem pretende conhecer a fundo como é feita a autenticação digital de documentos, precisa conhecer melhor esses 4 esquemas de autenticação. Vamos a eles!
Autenticação local
A autenticação local armazena o código de identificação do usuário no próprio dispositivo ou repositório. A vantagem do mecanismo é que os dados da transação não são compartilhados com outros dispositivos, embora o domínio de armazenamento possa ser violado.
Autenticação centralizada
O esquema de autenticação centralizada se baseia no uso de uma única credencial para acessar diferentes documentos e serviços. Nele, é efetuado uma projeção de interfaces que interagem com um sistema central. O final desse processo resulta na autenticação do usuário.
Esse esquema é considerado mais seguro que o de autenticação local. É utilizado para autorizar o acesso às chaves públicas, assunto que veremos um pouco mais a frente.
Autenticação global centralizada
Esse esquema unifica as informações existentes em um sistema de dados, permitindo que o usuário acesse serviços mais específicos. Permite também ao usuário gerir diversas autorizações de acesso.
Autenticação global via aplicativo da web
Considerado o mais seguro, o sistema de autenticação global por aplicativo da web fornece diversos meios de proteção digital. Utiliza um único mecanismo de verificação, contudo, requer no mínimo dois fatores de verificação. Isso possibilita sua utilização em diversos serviços de identificação, incluindo os sistemas vinculados ao governo.
Quais são os mecanismos utilizados na autenticação eletrônica de contratos?
Cada fator de autenticação pode utilizar um mecanismo de validação diferente. A variação pode acontecer por razões técnicas, questões de orçamento ou por requisitos da própria empresa.
Confira a seguir os meios mais utilizados para autenticação eletrônica de contratos, que garantem autenticidade aos fatores de identificação e, por conseguinte, legitimam um documento online.
Senha
O uso de senhas é um dos processos de autenticação mais conhecidos no ambiente virtual. Consiste na validação de um login e de um código previamente cadastrado pelo usuário. O ideal é que contenha letras e números e alterne entre maiúsculas e minúsculas, dificultando sua decodificação por hackers.
SMS
O SMS é um dos canais mais versáteis para as organizações, servindo como um meio de comunicação, interação, cobrança de dívidas, envio de links etc.
Outro uso bem comum do SMS é na validação de acessos. O usuário recebe um código pelo aplicativo de mensagens e deve digitado no site ou sistema onde o documento está inserido.
Token
O token é um dispositivo físico, similar a um chaveiro, que fornece códigos ou chaves aleatórias. Essas chaves são substituídas a cada poucos segundos, o que faz com que seja possível utilizá-las apenas uma única vez. O processo dificulta o roubo de senhas e a falsidade ideológica.
Chave pública e privada
A chave pública é um código fornecido por uma Autoridade de Certificação (AC) e que fica disponível para qualquer usuário que consiga seu acesso. Um exemplo do modelo é a chave de acesso disponibilizada na emissão de uma nota fiscal eletrônica.
Já a chave privada é aquele código de acesso restrito de um usuário. É usada em conjunto com a chave pública, já que permite que seu detentor tenha acesso somente a um documento cifrado correspondente.
Em outras palavras, a chave pública realiza a criptografia do arquivo, enquanto a chave privada fornece a fechadura correta para abri-la. O esquema também é utilizado para criar a assinatura digital via certificado digital, bem como para assinar os documentos eletrônicos.
Certificado Digital
É um dos tipos de autenticação digital de documentos mais utilizados. Considerado também um dos mais seguros, contém diversas informações e procedimentos que atestam a identidade de um indivíduo ou de uma empresa. São emitidos por empresas conhecidas como Autoridades de Registro (AR).
O e-mail se tornou uma importante ferramenta de validação individual, sendo utilizado inclusive como identificador para o envio de transferências na modalidade PIX.
Já no sistema de autenticação de documentos eletrônicos, o e-mail é necessário tanto para requisitar os usuários que precisam inserir sua assinatura eletrônica ao documento quanto para reconhecer a identidade dessas pessoas.
Biometria
Conforme mencionamos, a validação biométrica utiliza atributos físicos para reconhecer a identidade de um indivíduo.
A impressão digital ainda é o tipo de biometria mais utilizada, provavelmente em função dos custos e da facilidade de acesso à sua estrutura tecnológica.
O reconhecimento facial, entretanto, vem se popularizando nos últimos anos e ganhando cada vez mais espaço nos mecanismos de proteção e autenticação. Sua leitura é mais rápida e fácil, garantindo uma precisão quase absoluta, de cerca de 99,9%.
Geolocalização
A localização do usuário é também outro recurso valioso na autenticação digital de documentos. Permite reconhecer a cidade onde determinado documento foi gerado, bem como as alterações que foram realizadas em outra localidade.
Além disso, a geolocalização oferece a posição do usuário no momento da assinatura do documento, fator que contribui para legitimar sua identidade.
Plataformas de assinatura digital
São plataformas de serviços de autenticação que, integradas a outros sistemas, validam a identidade de um usuário. Dessa forma, elas permitem validar a assinatura digital ou eletrônica e fazer a gestão dos contratos e a autenticação de outros documentos.
Existem atualmente uma série de empresas especializadas nesse tipo de serviço. Está disponível também em aplicações da Microsoft, Google Docs, Salesforce, entre outras.
A desvantagem desses meios é que, em determinados casos, a falta de uma validação de identidade anterior à assinatura eletrônica do documento pode fragilizar uma contestação jurídica — afinal, assinaturas realizadas meramente por um contrato enviado a um e-mail não trazem tanta segurança.
Quais as principais vantagens da autenticação de documentos online para as empresas?
As inovações tecnológicas estão invadindo diversos setores, substituindo processos e agilizando a rotina nas empresas. Na esfera dos documentos ocorre o mesmo, ainda mais com o lançamento de novas regras e mecanismos de proteção na certificação digital.
O alto nível de segurança das assinaturas digitais têm incentivado um número crescente de empresários a migrar todas as etapas de sua gestão de documentos para o digital. Os inúmeros benefícios atrelados à transição justificam a mudança. Confira alguns deles logo a seguir.
Segurança nas negociações
Por utilizar o processo de verificação criptográfica, a assinatura digital é um dos mecanismos de validação mais seguros da atualidade. Utiliza a verificação de dois fatores para autenticar a identidade de quem assina o documento.
Com o processo é possível saber também se alguém alterou o documento após a assinatura e se esta alteração foi, ou não, feita pelo autor do documento. Desta forma é possível barrar diversos tipos de fraude e de falsificação dos documentos.
Rapidez nos processos
Até bem pouco tempo um documento adquiria validade somente após sua impressão, coleta de assinaturas e reconhecimento de firma. Após essas etapas, ainda passava pela etapa de lançamento das informações em sistema e pelo arquivamento.
Com a autenticação digital de documentos todas essas etapas podem acontecer remotamente, sem exigir o transporte das vias físicas entre diferentes empresas e cidades.
Economia
A redução de custos com a compra de papéis e toners de impressora, é notória quando se adota o modelo de contratos digitais. Além disso, reduz os gastos com a postagem e o traslado de documentos, com despesas cartoriais, arquivamento e com o uso de pessoal para redigitação e gerenciamento dos dados.
Validade jurídica
Os processos de verificação de assinatura proporcionam aos documentos digitais o mesmo status dos documentos impressos e assinados manualmente. Sendo assim, qualquer contrato com assinatura digital pode ser utilizado como base para a abertura de processos, execuções ou como provas judiciais.
Quebra das barreiras geográficas
A ampliação no alcance da internet permitiu a possibilidade de negociar com clientes e fornecedores de diferentes cidades e estados, até mesmo de países distintos. A autenticação digital de documentos acelera o fechamento dessas contratações, evitando os deslocamentos físicos para coleta das assinaturas.
Você conferiu neste artigo que existem inúmeras formas de produzir um documento online, com plena validade jurídica, bem como as vantagens de utilizar a autenticação digital de documentos. Cabe agora a você escolher o meio de validação digital que seja mais seguro, econômico e adequado às necessidades da sua empresa.
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O Autentica registra a data, a hora, o local e até mesmo o IP do smartphone utilizado para a assinatura eletrônica de um documento, o que dá evidências à empresa contra possíveis contestações do cliente.
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