É bem provável que você já tenha se deparado com conteúdos na internet prometendo soluções infalíveis de gestão financeira para pequenas empresas. Sabemos, porém, que a realidade após abertura do CNPJ e dos livros contábeis não se resolve de maneira tão simples.
Quer dizer que não se deve buscar conhecimento e organizar as finanças do negócio? De maneira alguma! É importante apenas ter consciência de que essa jornada requer empenho genuíno e incluirá erros e acertos.
Agora que o sonho de empreender se tornou realidade e você está com energia para aproveitar todas as oportunidades de venda possíveis, é hora também de estruturar suas finanças, focadas no crescimento.
Com essa questão esclarecida desde o começo, apresentamos a seguir pontos relevantes e sólidos sobre gestão financeira para pequenas empresas. Eles foram pautados na vivência prática de gestores e profissionais que encontramos ao longo da nossa existência. Entenda!
Qual é a importância da gestão financeira para o sucesso de uma pequena empresa?
É comum encontrarmos empreendedores focando quase que 100% da energia no desenvolvimento de seus produtos e serviços, bem como na batalha para construir uma carteira de clientes.
Essa espécie de super foco pode comprometer o desenvolvimento do negócio, pois áreas fundamentais como a contabilidade e o financeiro se tornam secundárias na lista de prioridades.
Assim como acontece nas finanças pessoais, não é possível ter uma empresa próspera sem o controle adequado de ganhos, despesas e investimentos.
A falta de estratégias e de uma gestão financeira mais apurada pode comprometer a qualidade e veracidade das informações, levando o empresário a tomar decisões que comprometam a saúde da empresa no longo prazo.
É possível entender a gestão financeira para pequenas empresas como o farol de um carro. Sua função é iluminar um caminho de incertezas, que pode levar tanto para uma rota de crescimento quanto para o precipício (falência) do negócio. O recurso já faz parte do veículo, mas é você quem decide se vai acioná-lo ou não.
Consciência dos custos atrelados ao negócio
Conforme se aprofunda na gestão financeira da sua pequena empresa, você vai descobrir o montante mensal requerido para continuar operando. Perceberá também quais custos são essenciais e o que pode ser otimizado com um uso inteligente dos recursos.
Sem esse olhar mais próximo ficará difícil organizar as receitas, de modo que o dinheiro que entre para o caixa arque com custos, despesas e ainda ofereça uma folga para reinvestir no negócio em favor de seu crescimento.
Maior preparo para as crises
Quem emprega atenção e disciplina às finanças desenvolve também uma espécie de resiliência, uma capacidade de se flexibilizar conforme as demandas e surpresas do mercado.
Uma pesquisa realizada pelo IBGE para avaliar os impactos da COVID-19 no primeiro semestre de 2020, mostrou que 39,4% das empresas paralisadas durante a pandemia tiveram que fechar as portas.
O número fica ainda mais alarmante quando descobrimos que, deste total, mais de 99% eram micro e pequenas empresas, de até 49 empregados.
Quem não investe em conhecimento financeiro, nem executa uma gestão pautada no planejamento estratégico, fica mais vulnerável em tempos de crise. Quando a capacidade de pagamento do consumidor e seu capital de giro caem é que os atrasos e problemas acontecem.
Quais os principais erros que o empreendedor pode cometer na gestão financeira?
Vimos que a gestão financeira é matéria básica para manter uma pequena empresa operando, ainda mais as de menor porte ou que acabaram de nascer. Como seus alicerces são ainda rasos, um pequeno impacto pode afetar toda estrutura, impedindo que ela se mantenha ao longo do tempo.
Conhecer alguns dos descuidos mais comuns contribui para evitar que algo parecido aconteça no seu negócio. Serão úteis para validar a sua estratégia atual, corrigindo desde agora o que for preciso.
Pouco conhecimento financeiro
A pouca familiaridade com termos e conceitos financeiros acaba afastando o empreendedor dos números do seu próprio negócio. Geralmente, são líderes que não controlam bem suas próprias finanças, inclusive.
O distanciamento compromete a organização financeira, facilitando a ação de fraudadores e os desvios internos. Por outro lado, pode gerar desconfiança excessiva, inibindo gerentes e contadores bem intencionados a tomarem decisões positivas para o negócio.
Para não oscilar entre um ou outro extremo, o empresário precisa aprender diversos conceitos técnicos ligados ao planejamento contábil, tributário, fiscal e orçamentário. Não precisa ser especialista nesses assuntos, mas dominar o básico e criar expertise com a vivência prática.
Gastos empresariais desordenados
Não é raro encontrarmos desperdícios e compras desnecessárias em empresas que estão passando por sérias complicações financeiras.
Seja pela inexistência do planejamento ou ausência de registro das saídas de caixa, esse descontrole costuma comprometer o equilíbrio do fluxo do caixa. O uso desgovernado dos recursos faz com que um percentual baixo destes se convertam em receita.
Tal desequilíbrio — saídas em volume maior que as entradas — tende para uma redução de custos emergencial muito drástica no futuro, que pode comprometer a qualidade do atendimento e do produto. O resultado costuma ser a queda nas vendas, agravando a situação.
Não separar as finanças pessoais das empresariais
Se gastar demais já é um problema, imagine quando as despesas do empreendedor e da empresa se confundem? Entenda que o caixa não é uma reserva financeira para sua vida pessoal, e vice-versa.
Outro erro relacionado é não estipular um pró-labore — salário mensal para o sócio — proporcional ao porte e potencial da empresa. Depois, haja habilidade para o contador classificar essas retiradas como distribuição de lucros ou outro malabarismo.
Falta de planejamento financeiro
Não dá para ter um plano de ação dentro do negócio sem estabelecer metas e objetivos financeiros. Quem trabalha mês a mês, ganhando para pagar as contas, pode até se manter por um tempo, mas dificilmente cresce no longo prazo.
O ideal é fazer um planejamento com previsão de receitas e despesas já no início do ano, ajustando com o passar do tempo e a necessidade. De igual forma, deve-se também provisionar impostos, tributos e obrigações trabalhistas.
Depois desse trabalho prático é possível verificar quanto pode ser reinjetado para o crescimento, com possibilidade de alcançar novos mercados, fidelizar melhor o público etc.
Descontrole nas etapas do ciclo de venda
A falta de processos estruturados não afeta apenas a experiência do cliente e o volume de vendas, pode comprometer seriamente os recebimentos.
Alguns gestores de micro e pequenas empresas acabam não dando a atenção devida para momentos cruciais do pré e do pós venda, como a concessão do crédito e a cobrança de inadimplentes, respectivamente.
Esses são pontos que devem ser acompanhados, já que os atrasos afetam diretamente o fluxo do caixa. Medidas como o estabelecimento de limites de crédito e investimento em ferramentas de apoio à cobrança podem ajudar.
Não ter uma reserva de segurança
Com o fechamento temporário de parte das empresas, durante as medidas de isolamento da COVID-19, muitos perceberam quão importante é ter um capital de giro que suporte pelo menos 6 meses de suas despesas fixas.
A partir do planejamento financeiro é possível reservar um percentual mensal e se capitalizar gradativamente para momentos de dificuldades, bem como destinar uma fatia para incentivar o desenvolvimento do negócio.
Quais são as melhores práticas de gestão financeira para pequenas empresas?
A verdade é que já falamos muito sobre erros e complicadores dentro da gestão financeira para pequenas empresas. Chegou a hora de imprimir um pouco de otimismo nessa história, mostrando acertos financeiros com grande potencial para fazer sua empresa se desenvolver exponencialmente. É sobre isso que trataremos a seguir.
1. Acompanhe o fluxo de caixa periodicamente
Se ainda falta familiaridade com o conceito isso está prestes a mudar. Sua rotina como empreendedor incluirá muitas reuniões para acompanhar o fluxo de caixa, com projeções semanais, semestrais e muitos ajustes.
Pelo menos é assim quando a intenção é não perder o controle financeiro. O fluxo de caixa é umas das principais ferramentas do gestor e deve ser colocada como prioridade na sua lista de acompanhamentos.
Para isso, registre tudo aquilo que entra e sai da sua empresa, até mesmo pequenas retiradas do caixa ou registradora. As anotações — seja em planilha ou software — facilitarão também o pagamento de fornecedores e obrigações no vencimento, e evitarão que a empresa quebre mesmo com o saldo positivo. Sim, isso é possível!
2. Classifique corretamente custos e despesas
A diferenciação pode parecer mero detalhe, entretanto, é fundamental no planejamento e na tomada de decisões sobre orçamento. Custos e despesas são gastos, mas com funções totalmente distintas.
Enquanto o primeiro está atrelado ao valor despendido para a fabricação e comercialização do produto ou serviço, a segunda representa aquilo que é pago para manter a empresa funcionando, quer ela venda, quer não.
Com a segmentação — que inclui também diferenciar o que é fixo do que é variável — fica mais fácil perceber quais despesas são supérfluas, suscetíveis aos cortes, e quais custos podem ser revistos com a otimização de processos.
3. Veja mensalmente a situação do DRE
O Demonstrativo do Resultado do Exercício é o relatório contábil mais utilizado na gestão financeira para pequenas empresas, permitindo saber se a empresa apresentou lucro ou prejuízo no período.
Essa é, no entanto, somente a conclusão do DRE. O documento facilita também o acompanhamento de gastos e receitas, separando-os por categorias com valores sintetizados.
Assim, é possível perceber em quais centros de custo o dinheiro pode estar escoando e quais produtos apresentaram melhor resultado. As informações permitirão ações de cortes inteligentes, alavancagem de um ou outro ponto na operação e o cálculo as métricas importantes.
4. Gerencie seu estoque com atenção
Um estoque mal planejado pode se tornar um ralo de escoamento dos recursos. Enquanto excessos nas aquisições podem levar a avarias e vencimento das mercadorias, as faltas podem obrigar o seu cliente a comprar na concorrência.
Perceba o estoque como o dinheiro da empresa, só que transformado em produtos. Execute um bom controle e armazenamento desses bens, registrando todas as entradas e saídas dessa área.
Acompanhar e interligar esses dados com as vendas permite também que você programe reposições menores, conforme a demanda por cada produto.
5. Tome cuidado com o cartão de crédito corporativo
Se sua empresa conta com potencial de crescimento, baixo endividamento e você apresenta bom score de crédito é bem provável que o banco lhe ofereça um cartão de crédito empresarial.
Agora, lembra do problema de misturar despesas pessoais com as da empresa? O mesmo princípio acompanha a oferta de crédito. Deixe para utilizá-lo em gastos do negócio que requerem maior prazo ou parcelamento, como investimentos em móveis e equipamentos.
Além de não utilizá-lo para compras pessoais, evite utilizá-lo de forma recorrente para pagar obrigações mensais da empresa. A prática também pode levar ao descontrole das finanças, ainda mais na fase inicial da empresa.
6. Utilize suporte tecnológico na gestão financeira de pequenas empresas
Não é porque a empresa está começando que ela não mereça ferramentas de gestão financeira de excelência. Entenda que quanto mais aparatos de controle e automação de tarefas você tiver, menores serão os seus custos e retrabalhos futuramente.
Essa tecnologia pode se traduzir em sistemas de gestão e conciliação bancária, plataformas de suporte à concessão de crédito ou softwares para gestão do cadastro de clientes. Você pode contar até mesmo com o recurso da contabilidade online, que reduz custos e oferece suporte e acompanhamento em tempo real dos lançamentos.
7. Acompanhe diversos indicadores do negócio
Não esqueça de traduzir todo esse empenho que você teve até aqui em métricas da gestão financeira. Existem aquelas mais gerais, pertinentes à maioria das empresas, e outras, aplicadas conforme cada modelo de negócio. Entenda as principais:
- ticket médio: valor médio da receita por cliente;
- faturamento: total financeiro das notas fiscais emitidas dentro um período;
- endividamento: volume de obrigações (dívidas) em relação ao total de ativos (bens e direitos) da empresa;
- inadimplência: percentual de clientes devedores. Sua redução está atrelada ao acompanhamento de outros indicadores, como o Behaviour Score;
- taxa de recompra: porcentagem de clientes que realizam novas compras na empresa;
- Life Time Value (LTV): representatividade de cada cliente ou contrato dentro do faturamento.
Se pudéssemos criar o tripé de sucesso da gestão financeira para pequenas empresas, seus apoios seriam o controle, a disciplina e o aprendizado constante.
Nosso objetivo com este artigo é que ele contribua para cada um desses pontos, ajudando você e sua empresa a se manterem firmes dentro do cenário empresarial brasileiro, repleto de novidades e desafios.
O ROI na gestão financeira de pequenas empresas
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