Como reduzir a inadimplência e abordar os devedores
O inadimplente é aquela pessoa, física ou jurídica, que não efetuou um pagamento de uma dívida até o vencimento do débito. Os motivos para isso são diversos e vão desde o esquecimento por desorganização, perda de boleto e insatisfação com o serviço, até dificuldades financeiras para pagar e tentativa de golpe.
No universo empresarial, poucas coisas são tão perigosas para um empreendimento quanto clientes devedores, principalmente para os pequenos negócios que contam com um fluxo de caixa enxuto e muitas vezes precisam recorrer a empréstimos para cobrir o rombo.
No intuito de evitar esse problema, vamos levantar algumas dicas tanto de procedimentos internos para melhorar a eficiência do setor de atendimento e de cobranças, quanto formas de abordar devedores para garantir as entradas de capital.
Ações para reduzir a inadimplência
O primeiro passo para reduzir a inadimplência no seu negócio é consultar serviços de crédito (como o Crédito e o Foco Fiscal oferecidos pela Assertiva) para investigar a situação financeira de clientes atuais ou potenciais. Com essa ferramenta é possível saber se a empresa ou pessoa física tem pendências de pagamentos, protestos, se emitiu cheque sem fundos, se está com ações cíveis executivas, entre outros dados.
É importante lembrar que esse serviço deve ser consultado frequentemente, pois está em constante atualização. O fato de um cliente ser avaliado positivamente durante um primeiro contrato não quer dizer que sempre estará nessa situação, devendo ser reavaliado a cada novo contato.
Outra rotina fundamental para o departamento de cobranças é ter um histórico de pagamentos para facilitar o controle de quem pagou dentro do vencimento e quem teve atrasos. Além disso, identificar os devedores e o motivo das dívidas é fundamental para estabelecer uma estratégia de cobrança. Afinal, um bom cliente com uma dificuldade momentânea de cumprir com seus débitos merece um tratamento diferente de outro que está sempre atrasando o pagamento.
Ademais, criar políticas de premiação para bons pagadores também incentiva o pagamento antes do vencimento. Essa é uma política bastante frequente nas imobiliárias, por exemplo, que costumam oferecer descontos para clientes que pagam até o dia 5 de cada mês. É bom para a empresa e é bom para o cliente!
Por fim, automatizar a gestão e os processos financeiros é um mecanismo essencial para auxiliar no monitoramento de pagamentos e dívidas, e também no levantamento de relatórios para identificar fraquezas, falhas e problemas internos.
E como abordar os devedores?
Como na maioria dos casos não é possível saber de antemão o que causou o atraso no pagamento, é recomendável que o primeiro contato seja feito por e-mail, SMS ou carta-cobrança, de forma profissional e impessoal.
Na mensagem, a empresa deve informar que notou o atraso e prontifica-se a emitir um novo boleto ou colocar-se à disposição do cliente caso exista alguma dúvida ou dificuldade. Com isso, aqueles que não pagaram por desorganização interna logo entrarão em contato para regularizar a situação.
Quando essa primeira abordagem não tem efeitos, é necessário então fazer contato telefônico para negociar a dívida e tentar entender o motivo do atraso. Lembre-se que, de acordo com a lei, o devedor não pode ser constrangido ou ter sua situação exposta publicamente.
Nesse momento é importante que a empresa tenha políticas já estabelecidas para regularização, como remissão de boletos com juros e multas ou acordos financeiros. Tanto na primeira como na segunda abordagem, deve-se manter um registro interno de contato com o cliente e anotar o nome e o cargo da pessoa contatada, o motivo alegado para o atraso no pagamento e a nova data renegociada ou o acordo para liquidação. E tudo isso também deve ser formalizado.
Se mesmo assim o cliente não liquidar o pagamento ou descumprir o novo prazo negociado, então a empresa pode tomar medidas mais austeras. O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE) recomenda enviar uma carta registrada com Aviso de Recebimento (AR) oferecendo o prazo de 7 dias para a regularização e informando que, caso não ocorra a liquidação, ações judiciais serão tomadas.
A entidade também orienta a cortar a prestação do serviço ou o fornecimento de produtos, enviar funcionários na empresa para pressionar, solicitar contato do advogado ou departamento jurídico com o devedor e outras ações judiciais (pedido de falência, execução, etc).